Vrijeme nije novac, ono je vrjednije od novca. Izgubljeni novac može se nadoknaditi a izgubljeno vrijeme izgubljeno je zauvijek. Bez sumnje vještina upravljanja vlastitim vremenom ili time-management jedna je od najvažnijih poslovnih vještina.
Najčešći razlozi neopravdanog gubljenja vremena
Najvažnija pravila upravljanja vremenom
1. Pismeno planirajte svoj radni danNa početku novog ili na kraju prethodnog radnog dana što detaljnije pismeno isplanirajte novi radni dan pri čemu uz nove obaveze nemojte zaboraviti ni one koje niste uspjeli realizirati.
2. Odredite vremensko trajanje planiranih obaveza
Precizirajte vremenske okvire i ograničenja svih obaveza ( primjerice jedan sat je dovoljan i za najzahtjevniji sastanak!) pa i telefonskih razgovora te ih se potom strogo pridržavajte.
3. Predvidite rezervno vrijeme
Kako dan nije ni moguće ni potrebno isplanirati do posljednje minute obavezno predvidite rezervno vrijeme ili “vremenske rupe” ( primjerice iskusni menadžeri 30 do 40 % vremena ostavljaju za neplanirane obaveze!).
4. Zadatke poredajte prema važnosti
Obaveze poredajte po važnosti služeći se "ABCD" metodom, pa oznaku "A" neka nose neodložne i važne obaveze, "B" one kojih se ne morate riješiti odmah ali su važne, "C" one koje su neodložne, ali dugoročno gledano nisu važne, te "D" one koje nisu ni neodložne ni važne, ali postoje. Za "A" obaveze predvidite oko 3 sata, B 1 sat, a za C maksimalno 45 minuta.
5. Rezervirajte vrijeme za "tihi rad"
Odredite razdoblje (otprilike jedan sat!) u kojem nećete biti dostupni apsolutno nikome i koje će proći bez ometanja bilo koje vrste te ga iskoristite za najvažnije i najzahtjevnije obaveze.
6. Radite u "blokovima"
Odredite vremenska razdoblja u kojima ćete obavljati istovrsne ili slične aktivnosti pa tako primjerice odredite blok za telefonske razgovore, za diktiranje dopisa, za razgovore sa suradnicima i sl.
7. Koristite taktiku malih koraka ili "salama" taktiku
Opsežnije i zahtjevnije projekte podijelite na manje cjeline i odradite u dužem vremenskom razdoblju kako bi se bez odlaganja i smanjenja motiviranosti riješili najtežih zadaća i izbjegli pojavu da kad nam postane naporno pređemo na drugi laganiji ili ugodniji posao te na kraju ne završimo niti jedan.
8. Delegirajte obaveze
Sami obavite samo one najstručnije, najvažnije i najhitnije obaveze, a ostalo povjerite suradnicima. Ako nisu od prioritetne važnosti drugima povjeriti i aktivnosti koje se dodatno plaćaju, službena putovanja i sl.
9. Uvažite svoj bioritam
U pravilu, u skladu s dnevnom krivuljom vlastitih psihofizičkih potencijala do podneva se riješite najtežih i najvažnijih zadaća, a poslije podne rezervirajte za rutinske poslove, socijalne kontakte i “papire”. K tome, otprilike svaka dva sata si priuštite kratku pauzu.
10. Robujte redu
Kako nered uvijek košta vremena zaboravite na priče o kreativnom kaosu te uvedite red i preglednost na radnom stolu, policama, ladicama, fasciklima, registrima te kompjuteru i notebooku.
Valerija Rodek
