Kako biti produktivniji? To je izazov današnjeg doba.
Nekada se radnici nisu morali boriti s ometanjima poput Instagrama, upozorenja o koronavirusu i sličnim stvarima. Da ne spominjemo koncept multitaskinga koji nas neprestano vraća u petlju.
“Svaki put kad prebacujemo pažnju s jednog zadatka na drugi, gubimo fokus”, kaže Nicola Brown, trenerica učinkovitosti i klinička psihologinja s Novog Zelanda. “S jedne strane, to nas zabavlja – gotovo izaziva ovisnost – jer naš mozak otpušta malu dozu dopamina svaki put kada prijeđemo na novi izvor stimulacije. Ali da bismo napredovali u rješavanju nekog zadatka i dovršili ga, moramo se dovoljno dugo usredotočiti na njega.”
Portal točka na i donosi nekoliko savjeta koji će vam pomoći da ostanete usredotočeni i uspješno ispunite svoje obveze.
Fokusirajte se na razloge
Ništa nas nije natjeralo da preispitamo svaki aspekt svog života kao što je to učinila globalna pandemija koronavirusa. Ako vidite da vaš rad ima smisla, radit ćete više i rezultat toga bit će veća produktivnost. Na početku dana zapitajte se što volite u svom poslu i kakvu vrijednost stvarate za svoje kolege ili klijente. Dobit ćete trenutni, pozitivan impuls na vaš način razmišljanja i osobnu energiju.
Odredite vremenske blokove za pregled e-pošte
Kada razmišljate o tome kako biti produktivniji, bez sumnje ćete razmišljati i o e-pošti. Ako cijeli dan provedete obrađujući pristiglu poštu, imat ćete manje vremena da se usredotočite na svoje zadatke.
Postavite dnevno tri vremenska intervala za pregled e-pošte. Istraživanja pokazuju da nam treba 64 sekunde da se ponovo koncentriramo na zadatak nakon pregleda e-pošte, tako da provjera e-pošte u tri dnevna intervala može uštedjeti 20 posto vremena.
Odredite prioritete među svojim obvezama
Dodajte “organizirajte svoj popis obveza” na svoj popis obveza što prije, inače riskirate da se zapetljate u posao bez početka i kraja.
Prvi korak je da sastavite jedinstveni popis obveza, umjesto da imate jedan na stolu, drugi na frižideru i još nekoliko nasumičnih post-it bilješki umrljanih kavom. Nakon toga odaberite s popisa pet do deset najvažnijih. Tako ćete skratiti popis obveza i moći ćete se fokusirati na ono što je doista važno.
Napišite popis stvari koje ne želite raditi
Nakon što odlučite koji su najvažniji zadaci kojima se morate posvetiti tijekom dana, napravite i drugi popis: onoga što nećete činiti kako biste se mogli posvetiti prioritetima.
Napišite, na primjer, da nećete provjeravati društvene mreže dok ne završite s pisanjem članka ili da nećete provjeravati svoje tekstove prije nego što pošaljete dnevni red skorašnjeg sastanka.
Zapisivanjem onoga što nećemo činiti postajemo svjesni onoga što nas ometa i možemo se lakše vratiti prvotnom zadatku kada osjetimo potrebu da se prebacimo na novi zadatak.
Koristite mudro svoje vrijeme
Nemojte upadati u zamku da cijeli dan provodite na Zoom sastancima, odgovarate na e-poštu i završavate hitne poslove.
Određivanje striktnog vremena koje ćete posvetiti određenom zadatku je trik koji se temelji na odgovornosti. To nas tjera da poštujemo zadani raspored. Ako drugi ljudi mogu vidjeti vaš kalendar, označite vrijeme kada ste zauzeti tako da doista budete neometani i bez sastanaka.
Utvrdite u koje ste doba dana najkoncentriraniji
Jeste li više usredotočeni na posao ujutro, nakon šalice kave, ili kasnije tijekom dana, nakon što ste se malo opustili?
Pokušajte utvrditi u koje doba dana ste naviše koncentrirani i koliko dugo takvo stanje možete održati. Tome prilagoditi svoj raspored i zadatke. Ako shvatite da se uistinu možete biti fokusirani samo jedan sat bez da vam misli (ili miš) odlutaju na nešto drugo, uzmite kratku stanku nakon svakog sata kako biste vratili koncentraciju.
Oduprite se porivu da se istovremeno bavite s više zadataka
Možda mislite da ste izvrsni u nesmetanom “prešaltavanju” s jednog zadatka na drugi dok slušate glazbu ili imate uključen televiziju kao pozadinsku buku. No, je li doista tako?
Daleko smo učinkovitiji i produktivniji kada se usredotočimo na pojedinačne zadatke. Tako ćemo brže napredovati, rezultati će biti kvalitetniji i bit ćemo produktivniji (Win-Win-Win!).
Uvedite “pravilo pet minuta”
Ako možete obaviti zadatak neki za pet minuta ili manje, učinite to odmah. Nemojte ga beskonačno odlagati.
Ako posvetite minutu ili više kako biste razumjeli zadatak, ali ga ne obavite odmah, morat ćete se kasnije ponovo prisjećati o čemu je riječ. Ponovo ćete trošiti vrijeme na nešto što ste već ranije učinili. Pomnožite to sa stotinama puta kada ste se našli u takvoj situaciji tijekom tjedna i shvatit ćete koliko ste vremena mogli bolje potrošiti.
Pratite svoj napredak
Proslavite svoja postignuća (velika i mala) prateći svoj napredak. Naposljetku, posao je stresan i trebali biste iskoristiti svaku priliku da uživate u svom uspjehu.
Lako je izgubiti pojam o napretku koji ostvarujemo. Zato zapišite ostvarene rezultate i svakog tjedna razmislite o njima kako biste bili sigurni da napredujete prema svojim ciljevima.
Pravite kratke pauze
Vaša energija nije beskonačna. U redu je praviti pauze. (Samo nemojte svakih pet minuta praviti pauze od pet minuta.)
Uzmite kratku stanku od pet minuta i zatvorite oči, prošetajte ili meditirajte. Učinite sve što trebate da ponovo zapalite žar u posljednjim satima radnog dana. Istegnite se. Napunite bocu vodom. Napravite kavu. Obiđite kolege i pozdravite ih (pazite pri tom da ih neometate, i oni imaju svoj raspored i obveze). Nitko ne očekuje da budete robot.
Izvor: točka na i
