E-mail je najbrži način komuniciranja u poslovnom svijetu i bez njega je gotovo nemoguće poslovati. Ako se ispravno koristi, njime se uštedi mnogo vremena. Stoga je važno znati kako "upravljati" e-mailovima, te kako Inbox držati "urednim" da biste imali vremena i za ostale zadatke. Pripremite se i na spam poruke koje će nahrliti i na savršeno uredan Inbox koje je potrebno redovito brisati jer postoji opasnost da vaš kompjuter "zaraze" virusom.
Donosimo vam osnove korištenja e-mailom:
Na pristiglu poštu odgovorite odmah
Važno je "pročistiti" dolaznu poštu, što znači da morate obrisati poruke za koje smatrate da su nevažeće, uključujući i spam – mailove, dok je ostale poruke najpametnije razvrstati po važnosti. Također, na razvrštenu poštu valja odmah odgovoriti pošiljaocu. Ukoliko ne odgovorite, ostavit ćete dojam neorganizirane osobe.
Obvezno napišite naslov (subject)
Naslov je važan u vašem e-mailu, posebice ako poslovnom partneru prvi puta šaljete poštu. Osoba nije dužna otvoriti e-mail ako naslov (subject) nije napisan.
Kako osloviti poslovnog partnera
Kako ćete osloviti poslovnog partnera u e-mailu? Savjetujemo vam da započnete s Poštovani/a gospođo/ine te da ga završite sa Srdačan pozdrav. Ako želite preći na TI, pričekajte da vam to suradnik sam predloži.
Kada upotrebljavate To, From, Cc i Replay to all
From: upišite vaše ime i prezime na način na prva slova od imena i prezimena budu velika a ostala mala. Primjerice, Marko Markić.Cc: Upisujete e-mail adrese osobe koje su uključene u tematiku o kojoj raspravljate.
Reply to All: Koristite ga samo kada želite da svi pročitaju vaš komentar. No, razmislite o tome što ste napisali jer katkad nije svaki komentar za svačije uši.
Neželjenu poštu (spam) potrebno je odmah brisati
Provjerite imena pošiljatelja. Ukoliko zamijetite ime s kojim se niste do sad susreli, razmislite očekujete li važan e-mail od novog poslovnog partnera? Provjerite i što piše u naslovu (Subject) e-maila. Je li dokument važan podatak ili samo vijest? Na taj način lakše ćete procijeniti jeste li dobili neželjenu poštu.
Potpis u e-mailu
Potpis s vašim imenom i logom tvrtke ne smije biti duži od 6 redaka. On mora sadržavati vaše ime i prezime te funkciju u tvrtki. Zatim, mora biti napisan link website-a tvrtke, tvrtkino ime ili logo tvrtke, vaš poslovni e-mail te službeni telefon.(A.T.)
Izvor:
netmanners.com
