Vrijeme koju su uposlenici prije provodili komunicirajući telefonom i tipkajući pisma i memorandume na pisaćim mašinama, danas provode brišući junk mail, šaljući pozive na sastanke i prazneći trash boxove. Nameće se pitanje da li uposlenici zaista rade dok se bave svojim e-mail porukama, odnosno da li pravilno upotrebljavaju svoj e-mail.
Prema istraživanju provedenom u Škotskoj, 10% uposlenika zbunjuje svoje suradnike ili poslovne suradnike šaljući e-mailove na krive adrese dok ih 20% zbunjuje humorom u svojim porukama.
Ovdje donosimo deset savjeta o pravilnoj e-mail komunikaciji unutar poslovnog okruženja.
U e-mail porukama ne pišite ništa što niste spremni podijeliti sa svima, uključujući i vašeg nadređenog. Ukoliko želite podijeliti nešto privatno s kolegom s drugog kata, ne pišite mu e-mail nego otiđite do njega i popričajte.
Budite pedantni kod e-mail komunikacije. Odgovarajte odmah na pristigle poruke, a one koje će vam trebati kasnije sortirajte po folderima.
Pridržavajte se pravila ukoliko ih tvrtka za koju radite ima. Pravila o korištenju službenog e-maila trebala bi imati svaka tvrtka i ona bi trebala biti lako dostupna svim uposlenicima.
Ne pišite e-mail poruke ljutitim tonom. On ni u kom slučaju ne spada u uredsku kulturu. Ukoliko vas neka poruka naljuti, najprije se smirite, a onda odgovorite formalnim tonom.
Ne dijelite ni s kim vaše korisničko ime i lozinku. Većina tvrtki to zabranjuje, a i nikad ne znate što osoba s kojom podijelite te podatke može učiniti koristeći vašu e-mail adresu.
Korištenje smajlija kako bi ste iskazali svoje raspoloženje nije prikladno i djeluje djetinjasto. Isto kao i kratice poput LOL za lots of love. Kad smo već kod te teme, ne dopisujte se o romantičnim temama sa suradnikom s kojim ste, eventualno, u ljubavnoj vezi.
Ne koristite velika slova u porukama. Ona označavaju urlanje i njihovo korištenje može nekog uvrijediti. Kao i neslane šale koje bi isto bilo preporučljivo izbjegavati.
Attachmente šaljite samo ljudima koji ih zaista trebaju. Slanje velikih e-mail poruka opterećuje sistem. Isto tako, dobro promislite prije nego stisnete reply to all. Može se dogoditi da uzurpirate vrijeme osobama koje se poruka uopće ne tiče.
E-mail poruke koje šaljete klijentima ili osobama izvan tvrtke, odraz su tvrtke za koju radite. Ne šaljite ništa što je zaštićeno Zakonom o autorskom pravu, vaša osobna mišljenja o temama koje se tiču tvrtke ili može negativno djelovati na imidž koji vaša tvrtka ima.
Koristite programe za provjeru pravopisa i detaljno pročitajte vaš e-mail prije nego stisnete send. Točnost, ton i gramatika jako su važni u poslovnoj komunikaciji. (V.B.)
Izvor:
Scotsman.com
