Proces poslovnog planiranja sljedeće godine u punom je, sezonskom, jeku...
Vjerojatno su vam se već pojavile prve ili druge iteracije plana, rokovi za dovršetak su sve bliži, a oni jako pedantni i poduzetni sigurno su ih već gotovo dovršili.
Želja nam je ponuditi vam nekoliko savjeta za što bolje i uspješnije planiranje, koliko god da ste već možda "uglazbljeni" u samom procesu (Excell tablice planskih shema vidite i zatvorenih očiju)...
Nemojte zaboraviti da je planiranje proces
Predajom potpisanih tabela godišnjeg plana vaš posao nije završen. Da li ste izbjegli "paralizu analize" u situacijama kada pred sobom imate kompleksnu poslovnu situaciju, ogromne količine analitičkih podataka, kada su prioriteti izmješani, snažan je naglasak na samoj izradi plana a ne na pratećim akcijama, delegiranje je nerazvijeno, radite u rigidnoj i formalnoj tvrtki gdje je prisutna averzija na bilo kakvu vrstu rizika...Što će biti od vašeg plana? Da, formalno sastavljen, uredno kvartalno financijski iskazan plan, ali – gdje su nestali ciljevi i njihovo ispunjenje?! Plan bez akcije je uzaludan a akcija bez plana opasna...
Plan je usvojen? Izvrsno, "samo" ga treba ispuniti! Planiranje je proces, izradom završnog dokumenta niste "završili i taj posao" već ste tek započeli novi ciklus poslovne godine.
Ugradite evaluaciju
Planovi bi trebali sadržavati specifikaciju u smislu tko je odgovoran za postizanje svakog planiranog rezultata, uključivo ciljeve i taktičke akcije. Postizanje rezultata poželjno je definirati vremenski, odrediti krajnji rok. Odgovorne osobe u planom predviđenim razdobljima imaju zadatak ocijeniti stanje i status plana kao i predložiti eventualne izmjene u akcijama.
Pratite devijacije i sukladno radite na ponovnom planiranju
Odstupanja od plana sasvim su normalna i očekivana pojava. Nužno se događaju i najboljima. Plan nije zacementirani skup pravila koja moraju ostati nedirnuta, bez obzira što se na tržištu događalo. Plan je opća smjernica, upravo zato je nužno pratiti odstupanja, procjeniti njihov utjecaj na planirane ciljeve i raditi na prilagodbama.
Procjenjujte proces planiranja i sam plan
Tijekom procesa planiranja redovito prikupljajte povratne informacije od svih sudionika. Da li se slažu s procesom planiranja? Ako ne, što su problemi i kako se mogu riješiti? U velikim, stalnim procesima planiranja (strateško planiranje, poslovno planiranje, projektno planiranje i dr.) izuzetno je važno ovakvu vrst informacija redovito prikupljati.
Kada obavljete redovite preglede implementacije plana, obavite procjenu postizanja ciljeva. Ako niste blizu zacrtanoga, da li su ciljevi bili u startu realno postavljeni? Da li odgovorne osobe imaju potrebna sredstva za postizanje ciljeva? Treba li mijenjati ili prilagoditi ciljeve? Zapišite eventualne napomene koje vam mogu koristiti u promjeni ili poboljšanju procesa planiranja.
Stalni proces planiranja važan je koliko i sam planski dokument
Jako često se najveći naglasak stavlja na izradu planskog dokumenta. Šteta, jer prava vrijednost planiranja leži u samom procesu izrade plana.
Tijekom izrade plana, zaposlenici koji su uključeni u proces mogu puno naučiti iz stalne analize podataka, diskusija, debata i dijaloga koji se vode oko procesa ili ciljeva unutar tvrtke. Možda je najbolji primjer za ovakvo ponašanje pitanje prioriteta u području poslovne etike. Vrlo često se unutar tvrtke stavlja naglasak na napisane etičke kodekse ili pravilnike ponašanja. Nitko ne poriče važnost navedenih dokumenata, no nije li isto tako važno konstantno provoditi komunikacijske aktivnosti vezane uz ove dokumente? Komunikacija je ono što će ljude senziblizirati na razumijevanje i prihvaćanje vrijednosti i ponašanja koja su preporučena, zar ne?
Kritični – često nepostojeći – korak: odajte priznanje i proslavite rezultate!
Tako se lako u procesu planiranja umorimo, do razine skepticizma prema cijelom procesu. Jedan od razloga sigurno leži u tome što se puno težište stavlja na postizanje planiranih rezultata. Jednom kada su i dosegnuti, brzo se uspostavljaju novi, pa ponovo novi...
Proces ponekad djeluje kao da mu nema kraja, no kada malo promislite, stvarno je velik uspjeh pažljivo analizirati situaciju, uključiti zaposlene u proces, zajedno raditi i iznjedriti plan poslovanja, prionuti timskom radu pri realizaciji plana i vidjeti neke rezultate.
Upravo zato odajte priznanje zaslužnima, nagradite najbolje i svakako proslavite prvi vidljivi rezultat!
U sljedećem članku pročitajte odgovore poslovnih trenerica na vaša pitanja!
