Iza nas je izolacija, pred nama možda još koji COVID-19 val i financijska kriza. Kako ojačati i motivirati tim uz ove izazove?
Iako nam se nužda za digitaliziranjem dogodila preko noći, mnoge tvrtke nisu bile spremne za mjesec i više rada na udaljeno, niti su sve pozicije u digitalnoj industriji kao stvorene za virtualno okruženje. Upravo je zato važnije nego ikad definirati kako ćete unutar svojih poslovanja reagirati na promjene koje je donio remote rad za vaše zaposlenike.
Mjere su značajno popustile od 11. svibnja, što znači da će popustiti i stres koji je donijela stroža fizička distanca i zatvaranje mnogih poslovnih objekata. Međutim, veliki dio IT industrije nastavlja raditi remote i tek se pomalo otvaraju uredi. Vraćanje u “staro normalno” ići će veoma sporo, a vjerojatno se nikada više nećemo vratiti na ono isto normalno. Održavanje zajedničkih aktivnosti u virtualnoj sferi, da li formalnih ili neformalnih, nastavit će se tako u dobroj mjeri vjerojatno do početka ljeta.
Jeste već ispitali situaciju – i zaposlenike?
Osim pandemije, Hrvatsku, odnosno Zagreb, zadesio je i jaki potres koji je dodatno podigao anksioznost u svima nama. Neki su morali iseliti privremeno, neki za stalno, a neki su još danima imali “hitne” naprtnjače za brzi bijeg u slučaju novoga. U poznatoj zagrebačkoj agenciji Q, koja je trenutno jedna od najbrže rastućih softverskih agencija u cijeloj Europi, HR se dobro pripremio pratiti potrebe i želje više od 140 zaposlenika u ovim izvanrednim okolnostima, a više sam saznala od Sare Madjer i Anje Oppenheim Barešić, kolegica iz Q HR-a:
Nitko nije ostao imun na pandemiju i potres, no pomoglo nam je što smo u svemu tome bili zajedno. Pitali smo, slušali i pomagali jedni drugima. Nakon 10 dana remotea (par dana nakon potresa), poslali smo detaljnu anketu da saznamo kako se naši kolege osjećaju, koje su im najznačajnije barijere u normalnom funkcioniranju rada od kuće, koliko su zadovoljni komunikacijom unutar tima te podrškom svog nadređenog, koje informacije im nedostaju.
Ono što im se pokazalo ključnim je pravovremena, redovita, jasna i transparentna komunikacija – bilo da se radi o uobičajenom poslu ili o izvanrednim okolnostima. Prema tim rezultatima su planirali i daljnje aktivnosti – zadržali su ono što rade dobro, popravili ono što je nedostajalo ili s čime dio ljudi nije bio zadovoljan. Najvažnije, odmah su reagirali na povratne informacije zaposlenika:
Rezultate ankete smo poslali svim team leadovima i headovima kako bi upoznali svoje ljude s dobivenim rezultatima, a na Slacku smo objavili sažetak od 10 ključnih točaka. Sve otvorene komentare smo pročitali i uvažili sve što smo mogli – npr. ljudi su htjeli znati kako Q stoji financijski i koji su novi projekti u ovoj krizi pa smo to obradili u idućem tjednom management videu. Ključno je da ljudi vide da nisu uzalud rješavali anketu i da ima pomaka na bolje. Tjedan dana nakon toga smo poslali dvominutnu follow up anketu, da vidimo je li se raspoloženje ljudi poboljšalo i da pitamo što još možemo učiniti da im pomognemo.
Tipkam ti na Slack…
Upravo nas to dovodi i do toga da je osim učestale komunikacije bitno i ono KAKO komuniciramo. Kvaliteta komunikacije je posebno važna kada smo ograničeni u ekspresijama, a virtualno se gube mnoge neverbalne informacije koje bi nam inače pomogle da protumačimo znakove problema među kolegama. Savjetnici koji brinu o mentalnom zdravlju savjetuju menadžerima i voditeljima stoga da ne odrađuju sastanke šablonski već da potaknu razgovor i o atmosferi u timu, pitanjima poput: koji su im trenutno najveći izazovi te kako balansiraju svoje privatne i radne obveze i kako im se zbog različitih okolnosti može izaći ususret.
Kao mnoge tvrtke u IT industriji koje su već imale iskustva s remote radom i Q se mnogo lakše nego drugi snašao u izvanrednoj situaciji, a rezultati prve ankete to i potvrđuju.
Mnogo tvrtki i pojedinaca tijekom prvog perioda izolacije objavilo je svoje savjete za remote rad pa smo se svi našli u moru svega i svačega bez mnogo uvida u to kako što funkcionira u praksi. Vjerujem da 300-tinjak tisuća IBM-ovih zaposlenika koji su se prije pandemije prebacili na Slack nije bilo nimalo lako. No, kada je već prošlo neko vrijeme da znamo i kakve rezultate (ili posljedice) različite aktivnosti i alati po nas imaju, upitala sam i Anju koje su to dvije stvari koje su se njima najviše “isplatile”:
Vjerujemo da je mnogo manjih stvari doprinijelo tome da raspoloženje bude pretežito pozitivno i timski duh ostane jak unatoč svim izazovima u kojima smo se našli. No, ako bismo morali izdvojiti dvije ključne stvari, rekli bismo da su to bili transparentnost u komunikaciji (prvenstveno od strane menadžmenta prema zaposlenicima) i podrška koju smo si međusobno pružali unutar i izvan radnog vremena putem svih dostupnih kanala.
Ne čekajte da vam kažu što ih zanima – dajte im priliku da to učine
Podršku je trebalo prilagoditi novim virtualnim okolnostima pa je prva inicijativa bio snimani razgovor kojim su u početnim danima izolacije primirili osjećaje rastresenosti i neizvjesnosti. Tako je nastala Kavica sa Sarom, video razgovor o kojem mi je sama Sara više ispričala:
Ideja o ovoj formi komuniciranja je došla sasvim spontano. Neposredno prije lockdowna čitave države zbog koronavirusa, morali smo poslati službeni mail o održavanju higijene i svih mjera koje smo kao tvrtka poduzeli po tom pitanju. S obzirom na to da nam je više bilo dosta dosadnih službenih mailova, sjetili smo se da imamo doktoricu medicine u kući, našu Anu Čupić koja vodi komunikacije Q-a. Stoga sam o odlučila “intervjuirati” Anu da nam da stručniji aspekt vezano za koronu te je to ujedno bila i pilot epizoda. S obzirom da je feedback na “Kavicu sa Sarom” bio pozitivan, odlučili smo većinu formalnih i neformalnih stvari komunicirati na ovaj način.
Nakon prve, uslijedila je i druga Kavica, koja je bila u formi okruglog stola po uzoru na best practice format poznat u zajednici, a koji se zbog okolnosti morao prebaciti u virtualnu sferu. Sara je tada intervjuirala Q-ove osnivače i menadžere pitanjima koja su anonimno postavili njihovi zaposlenici, a materijala nije nedostajalo.
(Remote) Neformalni odnosi s kolegama nikada nisu bili važniji
Održavanje zdrave atmosfere među zaposlenicima i briga o kulturi tvrtke zadnje je dvije godine jedan od važnijih zadataka HR timova u IT industriji. Kroničan nedostatak IT stručnjaka povećao je pozornost tvrtki na pitanja kako za njih stvoriti ugodno radno okruženje. Jer, među developerima koji biraju nova radna mjesta jedan od presudnih faktora odluke nisu tek informacije o projektima već informacije o tome kako funkcionira tim u koji bi mogli doći raditi. Tako soba za zabavu s PlayStationom, biljarom i zajednički ručkovi koji su inače dio kulture druženja u Q-u nisu samo hipster benefiti već postaju aktivatori odnosa među kolegama koji rade zajedno. Zadatak HR-a bio je prebaciti te aktivnosti u virtualnu sferu, ali priča mi Anja da im to nije bio izazov s obzirom na mogućnosti mobilne i web tehnologije danas:
Zanimljivo je kako nam je karantena ustvari povećala kreativnost! Štoviše, imali smo toliko ideja da smo morali raditi selekciju najboljih jer bi u suprotnom vođenje svih tih inicijativa zaista bio posao sam za sebe.
Jedno od najzgodnijih rješenja je aktivirati već postojeće alate kao i zaposlenike da se povežu kroz različite zajedničke aktivnosti. S obzirom na to da je većina ljudi u sklopu izolacije i home officea imala veću mogućnosti (a i nuždu) češće kuhati, i time si složiti kvalitetnije obroke, u Q su otvorili poseban kanal na Slacku kako bi potaknuli dijeljenje zanimljivih recepata. Svakim danom se nakupljalo novih pa je uskoro osvanula ideja da se složi i Q kuharica. Doduše, zasad samo u PDF izdanju.
Izvor: Netokracija
