Vorstandsassistent (m/w)

Opis posla

- Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung der Vorstandsitzungen: Terminkoordination; Aussendung von Einladungen; Einholung, Vorbereitung und Verbreitung von Unterlagen (z.B. Beschlussvorlagen); Pflege der VS Daten (HR, Banken usw.); Teilnahme an und Protokollführung bei Vorstandsitzungen (Fertigstellung innerhalb von 5 Tagen und Versenden an alle Teilnehmer); Zusammenstellung, und Aussendung des Protokolls Dokumentation gefasster Beschlüsse; Information aller beteiligter Parteien über Vorstandsbeschlüsse und Kontrolle der Ausführung von Beschlüssen des Vorstands; Sicherung der Protokolle und Beschlüsse auf dem Vorstandserver; Organisatorische Vorbereitung
- Bearbeitung eingehender E-Mails für den Vorstand, Abstimmung und Entwürfe zur Beantwortung
- Mitarbeit in den verschiedenen Vorstandsgruppen (Finanzen, Personal, Immobilie, Marketing) und Ausarbeitung von Themen der Vorstandsgruppen
- Koordinierung und Vorbereitung der Arbeit des Vorstands sowie Unterstützung des Informationsflusses unter den Vorstandsmitgliedern
- Pflege der Vereinsmitgliederdatenbank
- Kontakt zu Sponsoren
- Erstellung von Beiträgen für den Schulnewsletter und deren Abstimmung
- Entwurfe der Schreiben an die Mitglieder des Vereins
- Zuarbeiten Marketing bezogene Aktivitäten: Zuarbeiten zum strategischen Marketingplan; Umsetzung des Marketingkonzepts; Zusammenarbeit mit Partnern, Agenturen und Sponsoren; Organisation von Sponsoren-Events, Fundraising Veranstaltungen
- Vorbereitung von Mitgliederversammlung: Terminkoordination; Einholung, Vorbereitung und Verbreitung von Unterlagen; Aussendung von Einladungen; Protokoll Versendung an Mitglieder
- Vorbereitung von Eurocampussitzungen: Terminkoordination; Einholung, Vorbereitung und Verbreitung von Unterlagen; Aussendung von Einladungen
- Unterstützung des Projektes Schulimmobilie: Koordination aller notwendigen Termine und Arbeitsschritte; Unterstützung in Kommunikation mit den zuständigen Institutionen, Ämtern etc.; Teilnahme an den Projektbesprechungen; Vorbereitung, Einreichung und Erstellung aller notwendigen Unterlagen für das Projekt

Ihr Profil:
- Mehrjährige Assistenzerfahrung
- Mehrsprachigkeit (Deutsch, Kroatisch und Englisch)
- Advance Microsoft Office user

Wir bieten:
- Vollzeitbeschäftigung

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