Kako učinkovito komunicirati e-mailom?

E-mail je potpuno izmijenio način rada. Ako se ispravno koristi, može poslužiti kao idealan poslovni alat, no može biti i strahoviti gubitak vremena. Statistike pokazuju da uredski zaposlenici u prosjeku dnevno pošalju oko 30 e-mailova, dok menadžeri i osobe na visokim pozicijama i više od toga.

Stoga vam donosimo nekoliko savjeta kako "upravljati" e-mailovima, te kako Inbox "držati" urednim da biste imali vremena i za ostale zadatke. Međutim pripremite se da će, unatoč uloženom naporu, spam poruke nahrliti i u savršeno organiziran Inbox, te budite svjesni da postoji opasnost da "zaraze" vaš kompjuter virusima, stoga ih redovito brišite.

1. Najvažnije je razvrstati dolazeće poruke

Vaš Inbox mora biti prazan. Stoga je važno "pročistiti" dolaznu poštu, što znači da morate obrisati poruke za koje smatrate da su nevažeće, uključujući i spam – mailove, dok je ostale poruke najpametnije razvrstati po važnosti. Primjerice, e-mail sandučiće sortirajte po imenima suradnika. Tako ćete lakše čitati poštu i pronaći podatak koji vam je potreban.

Kako odrediti prioritete:

Provjerite imena pošiljatelja. Ukoliko zamijetite ime s kojim se niste do sad susreli, razmislite očekujete li važan e-mail od novog poslovnog partnera?

Provjerite što piše u naslovu (Subject) e-maila. Je li dokument važan podatak ili samo vijest?

Neželjenu poštu (Spam) najbolje je odmah obrisati.

2. Odgovarajte u fazama

E-mail je najbrži način komuniciranja u poslovnom svijetu, no to ne znači da je potrebno na pristiglu poštu odmah odgovoriti.

Kratak potvrdan odgovor dovoljan je kada, primjerice, odgovarate na upitnu rečenicu: "Vrijedi li sastanak u 10.00? - Da možemo dogovoriti sastanak u 10.00 sati", ili ako vam suradnik pošalje važne podatke. Onda je dovoljno odgovoriti samo: "Hvala na korisnoj informaciji".

Ako niste u mogućnosti odgovoriti odmah, ili odlučite da ćete odgovoriti kasnije, ipak obavijestite pošiljatelja da ste dobili poruku i da ćete ubrzo na nju odgovoriti. To je posebno korisno u slučaju kada trebate prikupiti dodatne informacije prije nego što pošaljete odgovor, ako je predmet e-maila neko složeno pitanje i trebate vremena da razmislite o odgovoru, te ako ste nervozni, frustrirani ili zbunjeni porukom koju ste dobili, pa vam je potrebno neko vrijeme da se "ohladite", prije nego što pošaljete suvisao odgovor.

(A.T.)

Izvor:
Monster

Aktualno

Povodom Noći vještica: Ovo je 13 najstrašnijih poslova na svijetu
Dio njih strah izaziva samim svojim nazivom, a neki su doista opasni po naše zdravlje.
Kako izgleda razgovor za posao kojeg s nama vodi – umjetna inteligencija?
Dio tvrtki je uvodne 'runde' razgovora s kandidatima za posao prepustio AI-ju.
Što morate učiniti nakon isteka ugovora o radu?
Moramo li s poslodavcem potpisati određene papire i na taj način i 'službeno' završiti našu suradnju?
Globalna ljestvica konkurentnosti: Singapur na prvoj, Hrvatska na 51. poziciji
Prema Institutu za razvoj poslovnog upravljanja (IMD), imamo pouzdanu infrastrukturu, kvalificirane radnike te visoku obrazovnu razinu. S druge strane, najmanje ocjene ostvarene su u kategorijama: učinkovit pravni sustav i kompetencije vlade.
Ubrzanje inflacije u EU u svibnju, Hrvatska prati trend
Najvišu godišnju stopu inflacije u EU bilježila je u svibnju Rumunjska, od 5,8 posto, navodi Eurostat.
Prvi ovogodišnji kvartal: Hrvatska pri vrhu EU-a po rastu troškova rada
Hrvatska je zadržala mjesto pri vrhu liste s rastom nominalnih troškova rada po satu u prvom ovogodišnjem tromjesečju za 15,2 posto u odnosu na isto prošlogodišnje razdoblje.