Jedan je od onih dana kada ništa ne stižete. Posla je sve više, a baš kad je najveća "gužva", vama su potrebne informacije iz starog e-maila do kojeg nikako ne možete doći. Uz to, mailovi nikako ne prestaju dolaziti, a vi ne stižete odgovarati na njih.
Danas većinu zaposlenika muče isti ili slični problemi. Ipak, odgovor kako učinkovitije upravljati vremenom je u ispravnom korištenju e-maila.
U užurbanom tempu posla, neki zaposlenici pošalju i do 100 e-mailova dnevno, što znači 24.000 e-mailova godišnje.
No, jeste li znali da s pravilnim rasporednom vaše e-pošte možete uštedjeti i do 20% na vremenu. Stoga vam donosimo nekoliko savjeta kako učinkovitije koristiti e-mail.
Manje e-mailova
E-mail je najbrži način komuniciranja u poslovnom svijetu. No, važno je pristiglu e-poštu prvo razvrstati a tek zatim, ovisno o prioritetima, odgovoriti na nju. Na taj način uštedjet ćete vrijeme. Poruke je najpametnije razvrstati po važnosti. Korisno je imenovati zasebni folder u kojem ćete pospremati e-mailove na koje tek morate odgovoriti. Neka vam to bude neka vrsta podsjetnika.
Odgovarajte odmah na najvažnije
Vaš Inbox mora biti prazan. Stoga je važno odvojiti starije poruke. Također, e-mail sandučiće sortirajte po imenima suradnika. Tako ćete lakše čitati poštu i pronaći podatak koji vam je potreban. Obratite pažnju na pristiglu i poslanu e-poštu, kako bi odgovorili na poruke na koje niste stigli.
Ponekad je telefon brži
Kad su u pitanju dogovori za sastanke, tada je korisnije nazvati kolegu i dogovoriti vrijeme. Dopisivanjem preko e-maila izgubit ćete više na vremenu, a ponekad poruke nisu dovoljno jasne.
Označite naslov (subject)
Naslov je važan u vašem e-mailu, posebice ako poslovnom partneru prvi puta šaljete poštu. Osoba nije dužna otvoriti e-mail ako naslov (subject) nije napisan. Također, naslov je bitan kako bi osoba kojoj šaljete e-poštu mogla uočiti e-mail ako je važan.
Foldere razvrstajte po projektima ili vremenu
E-mailove valja razvrstati po projektima ili imenima osoba. Također, otvorite više foldera koji se odnose na jedan projekt kako bi pravilnije rasporedili poštu. Na taj način lakše ćete pronaći dokument kada vam zatreba.
(A.T.)
Izvor:
CNNmoney
