Viši službenik - financije / Senior Officer - Finance Desk (m/ž)

Opis posla

Odgovoran za računovodstvo i management projekata te cjelokupnu provedbu financijskih i administrativnih procedura. Treba osigurati da su financijske i administrativne politike i procedure u skladu s politikama International Medical Corpsa i zahtjevima izvora financiranja, djelovati kao mentor uglavnom mlađim kolegama, službenicima, financijskom odjelu i pomoćnicima; osigurati obuku na poslu u svrhu razvoja zaposlenika.

Niže navedeni zadaci i odgovornosti imaju za cilj opisati opću prirodu i razinu posla koji obavljaju osobe raspoređene na ovo radno mjesto.

Razina obavljenog posla može varirati ovisno o složenosti portfelja zemlje, o broju čimbenika koji utječu i njihovoj međuovisnosti. Neki od čimbenika koji utječu na složenost mogu biti; veličina programa u zemlji (vrijednost u USD i broj projekata), raznolikost donatora, međuovisnost i međusobni odnosi projekata, broj terenskih lokacija, resursi, kontekst zemlje itd.

Računovodstvo:
- pregledavanje terenskih računovodstvenih izvješća i osiguravanje da su troškovi proknjiženi od strane tima za podršku sistemima. Priprema računovodstvenih unosa i osiguravanje da su svi troškovi projekata dopušteni i alocirani prema propisima donatora. Osiguravanje da se za zatvorene projekte ne naplaćuju troškovi, kao i da se troškovi rasporede na ispravne račune. Provjeravanje da su troškovi dopušteni, dodjeljivi i razumni. Komunicirati sve probleme sa supervizorom
- osiguravanje ispravnog evidentiranja svih transakcija, u skladu s računovodstvenim smjernicama International Medical Corpsa
- praćenje i analiziranje obveza prema dobavljačima i potraživanja od radnika, osiguravanje pravodobnog podmirivanja računa
- osiguravanje da su računi potraživanja propisno zatvoreni
- priprema kontnog plana za projekte, osiguravanje da je kontni plan u skladu s odobrenim proračunom
- poučavanje manje iskusnih kolega računovodstvenim praksama i prenošenje znanja i iskustava

Financijsko izvješćivanje / Analiza:
- slanje konsolidiranih mjesečnih financijskih izvješća i analiza managementu
- pregled i odobravane analize novčanog toka, koordiniranje s terenom u smislu potrošnje, praćenje jesu li svi nastali troškovi u skladu s dokumentom o dodjeli bespovratnih sredstava i propisima donatora te koordiniranje rasprave o analizi odstupanja i dokumentacije
- identificirati zahtjeve za i razvijati formate izvješćivanja za pomoć u upravljanju operacijama i troškovima bespovratnih sredstava
- istraživanje mogućih poboljšanja u procesu izvješćivanja i analiza koja mogu dodatno poboljšati rad na terenu i u sjedištu, kako bi se uskladili sa potrebnim donatorskim i internim izvješćima/analizama

Upravljanje financijskim potporama:
- pregled dokumenta o dodjeli bespovratnih sredstava, osiguravanje da su uvjeti iz dokumenta o bespovratnim sredstvima priopćeni regionalnom Financijskom Koordinatoru, Direktoru za Međunarodne Financije
- nadgledanje projekta prema planu potrošnje koji je poslan s terena. Pregledavanje planova projekta osiguravajući da su svi troškovi nastali i procijenjeni u okviru projekta u skladu s proračunom projekta, propisima donatora i procedurama IMC-a
- pratiti rate primljene od donatora i osigurati da završno stanje odgovara financijskim izvješćima dostavljenim donatoru
- pregledavanje dokumentacije o nabavi projekta iznad 20.000 USD i provjerite je li u skladu s politikama IMC-a i propisima donatora
- ažuriranje datoteka projekata (grantova) i osiguravanje da su svi dokumenti dostupni u datoteci Grant File
- pregledavanje financijskih izvješća donatora primljenih s terena, priprema financijskih izvješća saveznih donatora

Budžetiranje:
- pomaganje administrativnom Direktoru Financija i/ili drugom financijskom osoblju na terenu, u pripremama proračuna i izmjenama proračuna. Pregledavanje proračuna osiguravajući dobivanje svih potrebnih odobrenja. Povezivanje sa Višim Analitičarem troškova i cijena, po potrebi
- rad s HQ i terenskim timovima kako bi se na vrijeme predvidilo bilo kakav nedostatak sredstava
- ako je potrebno, raditi s relevantnim odjelom u razvoju novih procesa za proračun

Ostalo:
- pratiti funkcionira li teren u skladu s lokalnim porezima; provjera usklađenosti s lokalnim zakonima, rukovanje gotovinom, te briga o ažurnosti i dostupnosti internih priručnika
- pregledavanje satnice i vođenje evidencije za međunarodno osoblje. Olakšavanje dodavanja i uklanjanja projekata u T&E zaposlenicima
- praćenje dnevnih izvješća o gotovini koja uključuje i gotovinu i stanje u banci
- organiziranje prijenosa sredstava iz LA-a na terenske urede i obrnuto (kada je primjenjivo)
- pratiti fluktuacije tečaja i njihov učinak na provedbu programa/trošenje proračuna
- upravljanje pod-projektima, pregled podizvješća i izdataka prema ugovoru, plaćanje pod-izvođačima
- stalno preispitivanje razvoja, implementacije, procedura/sustava u okruženju koje se stalno mijenja
- pomoć Jedinici za financijsku kontrolu u procesu pripreme na kraju godine
- pomoć terenskom osoblju u rješavanju drugih svakodnevnih problema; pomoć terenskim administrativnim direktorima u izgradnji lokalnih kapaciteta
- posjeti terenu kada je potrebno
- svakodnevna korespondencija s terenskim i drugim uredima glavnog sjedišta o svim financijskim pitanjima
- pravovremeno upisivanje satnica; unos rasporeda vremena u T&E dnevno
- pokriće za Voditelja tijekom njegove/njezine odsutnosti, u slučaju delegiranja

Uvjeti

- ekonomski fakultet (bacc., mag., dipl. oec., mr.), poželjno je računovodstvo i/ili financije.
- obično 5+ godina relevantnog iskustva u području financija/računovodstva
- ekvivalentna kombinacija relevantnog obrazovanja i iskustva može se zamijeniti prema potrebi
- sposobnost prikupljanja, analiziranja i evaluacije činjenica, definiranja problema, izvođenja valjanih zaključaka te pripremanja i predstavljanja sažetih usmenih i pisanih izvještaja
- sposobnost uspostavljanja i održavanja učinkovitih radnih odnosa s drugim osobljem te jasne i učinkovite komunikacije, usmeno i pismeno
- sposobnost rješavanja osjetljivih pitanja na povjerljivoj osnovi
- tečno znanje engleskog jezika uz dokazanu sposobnost dobrog izražavanja usmeno i pismeno
- spremnost na putovanja i rad u inozemstvu (30% vremena godišnje)

Informatička znanja:
- Excel
- Word

Što nudimo

- profesionalno i dinamično okruženje:
- radno vrijeme: pon, uto, sri, pet 09:00h – 17:00h, čet 12:00h – 20:00h

Ostale informacije