Naučite kako!
Vrijeme je godišnjih odmora. Ako ste i do sada primjetili da imate problem u prepuštanju poslova koje zaista i možete povjeriti drugima, pravo je vrijeme da promislite o tome da li delegirate dovoljno.
U jednom od naših ranijih tekstova pisale smo i o osobnoj učinkovitosti – delegiranje sačinjava važan segment prilikom prioretiziranja poslova u smislu matrice hitno/bitno. No, oblijeva li Vas hladan znoj pri pomisli da Vas u uredu neće biti barem dva tjedna (i svega što se može dogoditi u to vrijeme), trenutak je da ocijenite da ste preraspodijelili poslovne zadatke na pravi način: kako sebi, tako i svojim podređenima.
Čule smo razne izgovore, od: "Bit će brže i bolje ako to napravim sam/sama. ", do "Bojim se da će propustiti nešto bitno. ", ili "Nitko to ne može napraviti bolje od mene. " Još jedan dobar izgovor: "Ako prepustim kontrolu, stvari će se raspasti po šavovima. "
Zvuči poznato? Ako imate još neki svoj primjer izjave, slobodno nam ga pošaljite!
Možda ste jako dobro svjesni toga da ako želite da Vaš posao napreduje, morate raditi na rastu svojeg tima. Pogotovo kod malih poduzetnika, stalno se nešto u nama buni protiv toga da zatražimo pomoć, zar ne? Kao da smo preuzeli na sebe "uradi sam" princip do krajnih granica, uvijek se oslanjajući samo na svoje snage.
Realnost nas uči da zaista ne možemo sve sami, i da je bolje fokusirati se na svoje snage nego raspršiti svu svoju energiju na jednostavno previše stvari.
Bit delegiranja je u prepuštanju autoriteta drugima, i za mnoge male i srednje poduzetnike to je zastrašujuća pomisao, zato što ne znaju što se sve može dogoditi ako prepuste kontrolu nad poslovima drugima.
Dobra strana delegiranja jest to što, u biti, možete imati više kontrole nad događajima nego što mislite.
A dobro delegiranje u sebi sadrži i element povratne informacije, kako bi se eventualno pravovremeno mogle napraviti korekcije. Kada ste sigurni u ono što treba učiniti i kakav rezultat iz toga treba proizaći, uistinu je teško povjerovati da će spretan suradnik, vrijedan zaposlenik ili dobar kolega uspjeti postići neuspjeh...
Ključ delegiranja jest u tome da definirate što su konkretni zadaci, kako ih treba obaviti i koji je poželjni krajnji rezultat, i to prije no što nekome dodijelite zaduženje.
No, dosta izgovora: počnite s pet koraka pred Vama!
1. Odredite što ćete dati, a što zadržati
Razmotrite svoje snage, kako direktno doprinosite poslovanju svoje tvrtke? To su poslovi koje i trebate nastaviti raditi. Zadaci koji su izvan Vašeg područja stručnosti ili oni koje mogu obaviti i Vama podređeni su prve stvari koje trebate "maknuti". U procjeni Vam mogu pomoći "to do" liste, ako ih redovito vodite na dnevnoj bazi – pažljivo ih proučite i sumirajte ono što je uistinu bitno. To je ono čemu trebate posvetiti najviše svoje pozornosti.
2. Napravite plan
Možda ćete pomisliti da Vam opet i ponovo govorimo da sjednete i stavite stvari na papir. Ali, učinite to, razmislite o tome što trebate postići određenim poslom i kako bi taj zadatak trebao biti obavljen. Kako bi Vaše delegiranje bilo učinkovito, trebate biti u mogućnosti nekome točno reći što želite da ta osoba napravi. Možda zato i govorite "nitko to ne radi bolje od mene", zato što nitko zaista i ne zna kako želite da poslovi budu obavljeni!
Opišite svoj proces rješavanja sličnih zadataka. Odredite ishod i navedite specifične, detaljnije korake koji vode cilju. Osobi kojoj ste povjerili zadatak prepustite i proces i korake, kao i plan izvještavanja o napretku.
3. Povjerite pravi zadatak pravoj osobi
Ključ pronalaženja prave osobe za upravo taj posao koji je pred Vama je u tome da odredite koja su ključna znanja i vještine potrebne za uspješno obavljanje zadatka. Nemojte posao jednostavno prepustiti prvoj osobi za koju mislite da će za konkretan poslovni zadatak imati vremena! Ili volje! I povratne informacije su bitne, pripremite check-liste ili termine povratnog izvještavanja. Delegiranje nije prepuštanje posla drugima bez ikakve reakcije dok poslovni zadatak nije obavljen: ponovo naglašavamo važnost povratnih informacija.
4. Definirajte rezultate i odgovornosti
Još jedan važan korak koji Vas vodi uspješnom delegiranju je planiranje unaprijed, u smislu određivanja poželjnih rezultata konkretnog poslovnog zadatka. Pokušajte zamisliti što želite vidjeti napisano u završnom izvještaju – tek onda možete iskomunicirati ova očekivanja onim osobama kojima predajete zaduženje. I, naravno, izrazite ta očekivanja što konkretnije, u brojčanom ili postotnom obliku.
5. Provjera s vremena na vrijeme
Upravo na ovoj točki većina delegiranja "pada u vodu". Neki menadžeri misle da je bit delegiranja u tome da posao prepuste drugima i na kraju obavljenog posla prigovaraju svemu što je učinjeno, jer "oni bi to drugačije i bolje". Pogrešno! Ne, ne, i opet ne!
Ne napuštajte svoje ljude jednom kada ste im povjerili zadatak. Uspostavite vremenske intervale za povratne informacije, faze u projektu i sl. i napravite fiksni raspored sastanaka koji prate poslove koje ste delegirali. Na ovaj način možete uvijek biti u tijeku posla, možda riješiti neke probleme ako je to potrebno, ali i pružiti podršku svom timu.
Uz sve ostale pripreme koje Vas čekaju prije odlaska na odmor, prođite navedene korake delegiranja. Uostalom, u vrijeme mobilne telefonije i interneta možete pogledati check-liste i u odabranom trenutku tijekom godišnjeg odmora. Kao što je i ovaj tekst nastao: na terasi, uz more, na udaljenom otoku...
U sljedećem članku pročitajte odgovore poslovnih trenerica na vaša pitanja!
