Imate li i vi ponekad dojam previše vremena provodite na nepotrebnim sastancima?
Stvar je vrlo jednostavna. Mora biti nekog reda. Ako nemate cilj sastanka, nemojte se ni sastajati. Još jednostavnije, ako ne znate zašto se sastajete, opet – nećete se sastajati. Besmisleno je. Cilj sastanka se mora znati unaprijed i o cilju obavještavate sve sudionike kako bi se pripremili za razgovor.
Ono što je nekad bio dnevni red, danas se zove agenda. Bez obzira na ime, srž je ista. Prije sastanka ste definirali sve teme o kojima ćete razgovarati. Opet, obavijestili sve sudionike o temama. Da se pripreme za razgovor.
Vrijeme je dragocjeno. Ne možemo ga vratiti kad prođe. Zato buduće vrijeme pažljivo planiramo. Svaka minuta je bitna. Ma, svaka sekunda. Zato unaprijed odredite koliko će sastanak trajati. I mora trajati toliko, ni minute više. Čak i sastanci najvažnijih ljudi ne trebaju trajati duže od 90 minuta. I to kada imaju o čemu pričati. Sastanci timova, ne duže od 60 minuta. U idealnim okolnostima, kratki jutarnji sastanci u trajanju od 30 minuta. Sve više od toga je mudrovanje i rasipanje vremena kojeg nemamo, piše women in adria.
Na sastanak svi moraju doći spremni. Priprema je ključ uspješnih sastanaka. Ljudi koji na sastanke dođu nespremni, ne poštuju ljude sa kojima se sastaju niti njihovo vrijeme. U neka druga vremena, za ovakve uvrede se bacala rukavica i zakazivao dvoboj.
Kada dođete nespremni na sastanak, svima oko sebe poručujete „nije me briga ni za tebe, ni za tvoje vrijeme“. Ako ste ranije obaviješteni o sastanku i temama, nema nikakvog izgovora koji vas može spasiti ako dođete nespremni. Omiljeni izgovor je svakako „nisam stigao od operativnih zadataka“. Operativa je vaš posao, kao i prezentiranje podataka koji se od vas traže. Izvolite se pripremiti.
Ne mudrujte i držite se podataka
Na sastancima nema mudrovanja, podviga iz bitaka i istresanja vlastitog nezadovoljstva. Na sastancima iznosite relevantne podatke, argumente, činjenice. Ne mišljenja. Podatke, argumente, činjenice. Mišljenje, samo ako je za temu relevantno i nema načina da se ista vrednuje, osim kroz mišljenje (što je rijetko).
Podvlačim, nema: „ja sam tako mislio“, nego „podaci i brojke nam govore da je...“. Ovo je možda i najteže, jer svi smo mi ljudi i instinkt nam je da iznesemo mišljenje. Nekako imamo sklonost da više vjerujemo svom mišljenju, nego podacima ili brojkama. Ali, zamislite situaciju u kojoj svi imaju svoje mišljenje i sva su različita. Čak, potpuno suprotna. Kako se tu išta može riješiti? Ništa i nikako.
Kako se ne iznose mišljenja, tako se i ne skreće sa teme. Spartanski inzistirajte na temi sastanka, ne hvatajte krivine i ne dopuštajte onim muhama da polete. Ne upadajte u zamku „ali samo ću kratko“. Nikako. Nije ni vrijeme ni mjesto. Imate temu, držite je se.
Na sastancima je pravilo „jedan priča, drugi šute“. Nema priče svi u isto vrijeme. To nije priča, svakako nije konstruktivna. Za riječ se javljate, kao političari (nije neki primjer, ali dosta praktičan). Govorite, po mogućnosti u nižim tonovima. Ako vam se baš galami, lagano utakmica, navijački rekviziti i galamite do mile volje.
Kada se pobrinete da provedete sve gore navedene smjernice, onda nema problema da se napravi zapisnik. Ne epski opširan zapis, nego kratki popis s uredno pobrojanim temama, zaključcima, odgovornim osobama i rokovima. Ne scenarij za triler, nego film baziran na stvarnim događajima.
Prvih par sastanaka, po ovim smjernicama, neće biti laki. Opirat će se svi, svima i svemu. Ne odustajte. Inzisitrajte na pravilima i efikasnim sastancima. Insistirajte sve dok to ne postane prirodno i redovno stanje.
Svaki sastanak iskoristite da pohvalite neki zajednički uspjeh, da se napravi dobra i pozitivna atmosfera. Pohvalite i pojedinca koji je nešto dobro napravio. Na krilima takve radosti, sastanak će sa lakoćom biti kostruktivan i svi će se osjećati dobro i ispunjeno. I jedva čekati sljedeći.
Izvor: women in adria
