Šaljete otvorenu zamolbu, komunicirate s poslovnim korisnicima ili iščekujete odgovor na vaš upit? Povećajte si šanse za odgovor.
Zamislite se u koži jednog poslodavca koji dnevno zaprima stotinu zamolbi za posao samo da bi pronašao zaposlenika za novo radno mjesto i ne odgovara na vaš mail. Ili vam je poznanik natuknuo da bi u određenoj tvrtki mogli tražiti zaposlenika vašeg profila. Sretni, brzo šaljete otvorenu zamolbu, no odgovora nema.
Treća situacija događa se svima, u poslu i svakodnevnom životu: javljate se nekome, po prvi puta s određenim upitom. Tražite intervju, prodajete proizvod, imate pitanje i brzo šaljete mail i uzaludno čekate odgovor. Naravno da svi želimo smanjiti takve situacije na minimum. Ako već niste, otvorite pristojan poslovni mail i krenite ispočetka.
Važno pitanje o kojem možda niste razmišljali: Kada?
Neki ljudi ustaju ranije i odgovaraju na mailove čim se probude. Većina dođe na posao, pregleda mailove i potom to učini još jednom iza ručka te prije povratka kući. Saznajte rutinu ili radno vrijeme primatelja i u skladu s tim šaljite mailove. Vjerujemo da to pomaže iako ne možete znati kad će primatelj doista odgovarati na njih.
Ukoliko šaljete mail prosječnom zaposleniku koji radi od devet sati, bit ćete prvi na listi ako pošaljete vaš mail u 8:45. Istu logiku primjenite kad se javljate nekome tko radi od osam. Pozitivno odgovaranje na mailove ponovno raste oko ručka. Na kraju radnog vremena, uglavnom samo želimo ustati i zatvoriti kompjuter stoga su odbijenice puno češće.
Pažljivo odaberite kome šaljete mail: TO, BCC, CC....
Počet ćemo od polja 'recipient'. Onaj kome šaljete mail dolazi u 'To' polje, a kad imate više osoba za isti mail, razvrstajte ih u 'Bcc' ukoliko ne želite da znaju jedni za druge. 'Ccc' polje koristite kad svi trebaju znati tko dobiva mail, primjerice kod prepiske s nekoliko kolega od kojih samo dio izravno sudjeluje u komunikaciji.
Inače, 'Bcc' ne smatra se pristojnim u poslovnom svijetu. Radije prilagodite svoju poruku jednom korisniku (da, iziskuje više vremena) negoli da tajno svima šaljete isti mail. To posebno vrijedi kod slanja otvorenih zamolbi. Doista nema smisla da jednu adresirate na 100 adresa. Veći grijeh od toga bilo bi stavljanje svih tih adresa u 'To' polje. Iako to nije jedino presudno, poslodavac se neće ugodno osjećati kao 'jedan u konkurentskom nizu'.
Naslov je vaša posjetnica, prvi dojam i mamac koji ljude potakne da otvore mail
Subject! Ne možemo vam dovoljno naglasiti koliko je on važan: jedini vidljivi sadržaj prije nego što primatelj otvori mail. Poruka naslova za poslovne korisnike odaje najbolji prvi dojam kad je iskrena, usmjerena, u skladu s ostatkom maila i poprilično konkretna. Tako 'Prijava za posao', 'Prodajem proizvod' ili 'Tražim intervju' nisu dobri naslovi. Preopćeniti su iako je njihova prednost iskrenost.
'Subject' za poslovne primatelje nije mjesto gdje ćete koristiti jeftine marketinške trikove poput naslova 'Tražite pouzdanu osobu za posao?'. Možda će takav naslov natjerati poslodavca da klikne, no svejedno djeluje neprofesionalno. Puno je bolje napisati 'Asistent u marketingu želi raditi kod vas' ili 'Novinarski upit za vašu promociju (ukoliko je doista riječ o promociji). Kad je o naslovu riječ, držite se dugoročnih promišljanja.
Jedan font, jedan jezik, jedni navodnici, što manje sadržaja, a nikako bez pravopisa i gramatike
Ukoliko jednom napišete Željka Kovačić, a drugi puta zeljka kovacic (napomena: dijakritički znakovi na nekim serverima izgledaju čudno) ili koristite sve vrste postojećih navodnika na raznim mjestima, vaš mail neće dobro izgledati. Ako jednom napišete 1, a drugi put jedan (pravopisna napomena: brojevi do 10 pišu se slovima) djeluje nezgrapno. Budite dosljedni svom stilu, jedino gramatika i pravopis nemaju iznimke.
No, to ne znači da trebate iskazati svoju kreativnost trendovskim fontovima, dugačkim rečenicama ili mailom kojem nema kraja. Dok nešto na vašem kompjuteru izgleda dobro, primatelj možda čita mailove putem mobitela ili njegov kompjuter razvlači vaš ionako predugačak tekst. Velika slova, znaju gotovo svi, znače vikanje, a kosa slova koriste se za citate (u prijevodu, uglavnom ih ne treba koristiti). Ako šaljete otvorenu zamolbu, napišite desetak redaka u mailu i pritom dodatno priložite zamolbu i životopis. Manje sadržaja uvijek je bolje nego više.
Dobili ste povratni mail? Odgovorite u roku jednog dana
U Americi postoji nova kratica za mailove pod nazivom NTN (No thank you needed). No, ukoliko dobijete odgovor na vaš otvoreni upit, zahvala je kod nas još uvijek znak pristojnosti. Pritom pripazite da nije riječ o automatiziranom odgovoru s druge strane jer ćete, u najmanju ruku, nasmijati primatelja ukoliko na to odgovorite. Dobro pročitajte mail i odlučite što želite reći. Ako ima pitanja, odgovorite na njih i sve to nastojte obaviti u roku jednog radnog dana.
Preporučujemo vam da mailove uvijek pišete svježi i odmorni, bez naleta emocija (u tom slučaju, radije odgodite pisanje) uz fokusiranu namjeru i proaktivan stav. Vaš prvi mail već je sadržavao kontakte i izraze poštovanja, nemojte prepisku razvlačiti unedogled već što prije riješite stvar ili prijeđite na telefonski kontakt. (M.D.)
Izvor: Wikihow
