Upitali smo voditelje odjela tvrtke Tau on-line koja upravlja portalom MojPosao kako su snašli u aktualnoj situaciji i na koji način pristupaju svojim zaposlenicima. Donosimo intervju s voditeljicom odjela Prodaje, Natašom Pučar.
Predstavite ukratko odjel za koji ste zaduženi.
Mi smo odjel prodaje i odnosa s klijentima. Naš tim trenutno broji 25 članova koji, svatko sa svojim vrlinama, prodajnim i savjetodavnim kompetencijama (te prostorom za poboljšanje, naravno :-) ) čine jednu dobru cjelinu. Možda smo brojčano najveći odjel tvrtke Tau on-line, ali vjerujem da su svi odjeli jednako važni i predstavljaju neizostavne kotačiće bez kojih naš sustav ne bi funkcionirao.
Naš svakodnevni posao su naši klijenti – poslodavci koji traže zaposlenike. Pomažemo im iz šarolike ponude naših usluga odabrati upravo onu koja će im najviše odgovarati i riješiti njihove izazove. Također, savjetujemo ih prilikom pisanja teksta samih oglasa, odnosno provođenja postupka predselekcije pristiglih prijava i prezentacije tvrtke na tržištu rada, a nudimo i mogućnost provjere zadovoljstva njihovih zaposlenika.
Telefonskim putem ili kroz sastanke, svakodnevno smo u kontaktu s desecima poslodavaca što naš posao čini istovremeno i izazovim i zanimljivim.
Brojimo više od mjesec dana rada od kuće uslijed pandemije virusom COVID-19. Što biste kao voditeljica odjela Prodaje naveli kao ključnu komponentu upravljanja zadovoljstvom svojih zaposlenika tijekom rada na daljinu?
Eskaliranjem pandemije COVID-19 u Hrvatskoj naša svakodnevna dinamika se u potpunosti promijenila. Telefoni su “preko noći” utihnuli, sastanci su otkazani i nitko nije imao potrebu za zapošljavanjem. U prvom trenutku, iskreno, uhvatio me strah i suočila sam se s pitanjem koje si nikad prije nisam morala postaviti - što će nas 25 raditi u narednim danima?
Osjetila sam da su i kolege u odjelu nezadovoljni i suočeni s manjkom motivacije – kada nema kontakta s klijentima i završetka prodajnog procesa na kraju dana, zaposlenici u odjelu prodaje ne mogu se osjećati dobro. Svemu tome nije previše pomogla niti činjenica da odjednom više nismo bili svi na okupu, već je svatko radio u svom kućnom uredu. Nedostajala je uredska dinamika i sve one kave, zezancije i zajednički ručkovi na koje smo navikli i koji nam puno znače.
Međutim, vrlo brzo smo se snašli i definirali zadatke kojima ćemo se baviti u ovom vremenu smanjenog obujma našeg osnovnog posla. To su oni poslovi koji se uvijek iznova odgađaju i čekaju ‘mirnija’ vremena kada ćemo im se moći posvetiti. Sada su ta vremena došla, ali je najvažnija stvar bila kolegama prenijeti razlog i smisao svakog pojedinog zadatka.
Voditelji timova dobili su i jako dobro odradili taj zadatak – svojim timovima su objasnili zbog čega neke stvari radimo, što od njih u budućnosti očekujemo i zašto će one za tvrtku, ali i sve nas, dugoročno biti korisne. Nakon jasne i transparentne komunikacije, povratna informacija i aktivnosti kolega su bile iznad svih očekivanja.
Sve se odrađuje proaktivno, prije svih rokova, međusobno si pomažemo, jedni drugima dolazimo s novim idejama… vjerujem da sve to pridonosi osjećaju produktivnosti, motiviranosti i zadovoljstva među nama.
Možete li navesti neku zgodnu anegdotu ili konkretan primjer upravljanja zadovoljstvom zaposlenika? Jeste li možda uveli neke nove prakse koje su se pokazale uspješne? Hoćete li ih zadržati i nakon što se vratimo 'u normalu'?
Na samom početku rada od kuće, svakog ponedjeljka organizirali smo online tjedne sastanke cijelog odjela, kako smo to inače radili u uredu, na kojem s kolegama dijelimo informacije o prošlotjednim rezultatima i aktualnostima u tvrtki, a pritom komentiramo i sve ono što nas čeka u narednim danima.
Sastanci su po mom mišljenju prolazili ok, ali povratna informacija nije bila baš onakva kakvoj sam se nadala. Okupljanje nas 25-ero na online sastanku putem Teams-a obično je za rezultat imalo moj monolog koji nikoga nije impresionirao :-) .
Jednostavno, takav koncept nije pružao mogućnost uključivanja svih kolega u razgovor zbog čega su izostali dinamika i interakcija.
Stoga, uvidjevši da nešto moramo promijeniti i imajući u vidu komentare voditelja timova i kolega, krenuli smo održavati online sastanke manjih timova unutar prodaje i to se pokazalo kao puni pogodak.
Grupnu komunikaciju usmjerenu prema svim članovima odjela nastavili smo porukama i obavijestima preko aplikacije Teams, a uveli smo korisne i učinkovite ‘1 na 1’ razgovore.
Također, aktualna nesvakidašnja situacija iznjedrila je još jednu novu praksu – redovitije sastanke voditelja timova. Ranije smo se znali sporadično nalaziti, nismo se striktno držali dogovorenog rasporeda susreta, a sada se znamo okupiti i dvaput tjedno!
U ovoj online varijanti priključiti smo i voditeljicu tima iz Splita što nam je donijelo novu pozitivnu dimenziju i jedan dodatni, drugačiji pogled na izazove. Najvrijednija stvar koja se tu rodila je otvorena diskusija, razmjena iskustava i zajedničko nalaženje rješenja. Sigurna sam da je to praksa koju ćemo ponijeti sa sobom i prilikom povratka u “normalu”.
Zadovoljan zaposlenik je i produktivan zaposlenik. Kako doživljavate produktivnost i angažiranost zaposlenika tijekom rada od kuće? Jeste li se kao voditelj, ili osobno, kao zaposlenik, susreli s problemom koncentracije ili održavanje work-life ravnoteže? Imate li 'recept uspjeha' koji dijelite i sa svojim zaposlenicima?
Osobno, prelazak na rad od kuće poprilično me je zatekao, pogotovo spoznaja da će takav oblik rada potrajati. Sam osjećaj da nemam ljude na okupu i “pod kontrolom” unosio mi je nemir. Kako ću pratiti koliko je netko aktivan, produktivan, angažiran…
Kroz individualne razgovore s kolegama imala sam priliku bolje upoznati svakoga od njih i kvalitetnije razumjeti okolnosti u kojima rade. Netko nema odvojen prostor za home office, netko ima malu djecu, netko svakodnevno pomaže starijim članovima obitelji, a ima i onih koji nemaju nikakvih “ometajućih” faktora.
Shvatila sam da je jedini način na koji možemo funkcionirati onaj u kojem ću svakom članu tima dati povjerenje i slobodu da si organizira radni dan kako mu najviše odgovara.
Naime, dokle god su svi zadaci odrađeni, a ljudi prisutni, aktivni te potpuno iskreni sve se možemo dogovoriti i prilagoditi. Vjerujem kako u izvanrednim okolnostima poput ovih takav pristup najbolje utječe na produktivnost i angažiranost zaposlenika. To sam uvidjela i sama, i to kroz prizmu dvije uloge – one zaposlenika i majke dvoje djece vrtićke dobi. Od svog nadređenog sam dobila povjerenje i slobodu upravljanja radnim vremenom što mi je uvelike olakšalo situaciju i dodatno me motiviralo za rad.
Nema recepta za uspjeh, svi moji kolege su pametni mladi ljudi koji se svatko na svoj način i u skladu s vlastitim mogućnostima organizira najbolje što može. Moja uloga je pitati ih kako su i mogu li im pomoći te aktivno slušati njihove odgovore.
Imate li poneki savjet za sve ostale voditelje/poslodavce po pitanju upravljanja zadovoljstvom zaposlenika tijekom izvanrednih uvjeta?
Najvrijednije lekcije koje sam ja osobno naučila i koje ću ponijeti sa sobom su:
-Mogu se osloniti i imati potpuno povjerenje u najbliže suradnike (u našem slučaju voditelji timova su imali jako važnu ulogu, na njima je bila velika odgovornost i snašli su se bolje nego što sam mogla i zamisliti)
-Iskrena i transparentna komunikacija je uvijek najbolja opcija
-Vrijeme koje provedeš u razgovoru s ljudima je najbolje uloženo vrijeme i ono ti u konačnici ponudi sve potrebne odgovore
