Nagomilane obveze, distrakcije na poslu i zaboravljivost mogu dovesti do neugodnih situacija.
Podignite ruku ako u ovom trenutku imate barem jedan e-mail na koji ste već trebali odgovoriti – jučer, prije tjedan dana, prije čak mjesec dana. Znamo da vjerojatno i kod vas postoji više od jednog e-maila na kojeg stalno zaboravljate te na kraju večeri samoj sebi obećate da ćete odgovoriti sutra ujutro. Ali – to se ne dogodi. Vrijeme prolazi i prije nego što se snađete, suočavate se sa situacijom u kojoj vam je gotovo neugodno odgovoriti. Nije li jednostavno bolje pretvarati se da je mail završio u neželjenoj pošti? Ne, nije!
Zaposlena.hr donosi nekoliko savjeta kako se snaći u tim, često neugodnim, situacijama.
Kako se ispričati za kasni odgovor na e-mail
Nakon što odlučite poslati taj e-mail (a trebali biste), evo tri osnovna koraka koja trebate slijediti.
Priznajte i ispričajte se zbog kašnjenja
Iako bi moglo biti primamljivo zanemariti činjenicu da su prošla dva tjedna otkako ste se nekome trebali javiti i odmah odgovorili, i vi i vaš primatelj znate da ste zakasnili. Jasno dajte do znanja da ste pogriješili što ste to odgodili i recite da vam je žao. To će vam pomoći očuvati svoj ugled i odnose netaknutima, a vašem primatelju ćete dati do znanja da smatrate važnim odgovoriti.
Razmotrite navođenje razloga
Ako ima smisla, razmislite o tome da navedete razlog za svoje kašnjenje – na primjer, ako vam je e-mail bio posebno važan i željeli ste odvojiti vrijeme da promišljeno odgovorite. Ako ipak odlučite navesti razlog, ne morate ulaziti u detalje, stoga neka ovaj dio bude kratak. I ne trebate dijeliti više od onoga što vam odgovara. (Dakle, izostavljanje razloga i navođenje “osobne situacije” valjani su izbori.)
Odgovorite na izvorni zahtjev ili pitanje i/ili ih ažurirajte ako se situacija promijenila
Pokažite osobi koja vam se obratila da niste grozni tako što ćete dati sve od sebe da dobije informacije ili pomoć koju je tražila, čak i ako je malo kasno. Ako njihova e-pošta više nije relevantna, ponudite im pomoć na neki drugi način.
Primjeri e-poruka za slanje kada vaš odgovor kasni
Koristite ove primjere e-poruka za uobičajene situacije koje će vas voditi kroz pisanje vlastitih odgođenih odgovora e-poštom.
Primjer odgovora e-poštom za “prijateljske” poruke koje tehnički ne zahtijevaju odgovor
Zaista je lako odugovlačiti s odgovaranjem na ove vrste e-poruka, jer vaše svakodnevne obaveze obično imaju prednost. Ali vjerujte mi, bolje je poslati kasni odgovor nego ga uopće ne poslati. Samo se pobrinite da se iskreno ispričate i dokažite da ste, unatoč kašnjenju s odgovorom, zainteresirani za život druge osobe.
Bok Nataša,
Puno hvala na ljubaznoj poruci prošlog mjeseca! Naš je tim iznimno potresao jedan događaj koji se dogodio u to vrijeme, zbog čega toliko kasnim s odgovorom na vašu e-poštu. (Ispričavam se!)
Vidjela sam da je vaša tvrtka nedavno objavila da pokreće novi marketinški odjel. To je sjajno, čestitamo! Kako vam ide?
Hvala vam još jednom i nadam se da se vidimo na nekoj drugoj konferenciji u budućnosti.
Sve najbolje,
Ines
Primjer odgovora e-poštom za poruke koje vas traže nešto
Ponekad vas netko zamoli za pomoć ili informacije, a vi zaboravite odgovoriti (ili to odgodite jer nikad nije pravo vrijeme). Možda se osjećate krivima, ali možete se iskupiti osobi tako što ćete joj sada ponuditi pomoć koju možete.
Dragi Ivane,
Prošlog mjeseca ste me pitali poznajem li nekoga tko je radio u nama istovjetnoj agenciji i ispričavam se što nisam ranije odgovorila! Je li vam pomoć još uvijek potrebna? Upravo sam pregledala svoje kontakte i otkrila nekoliko ljudi koji bi mogli biti od pomoći. Javite mi ako želite da vas upoznam.
A ako postoji još nešto što mogu učiniti za vas, samo pitajte. Obećavam da ću sljedeći put pokušati biti brža!
Sanja
Primjer odgovora e-poštom za odgođeno slanje loših vijesti
Nevjerojatno je lako odgoditi objavljivanje loših vijesti (i pronaći milijun razloga da pričekate još jedan dan ili tjedan). Međutim, na kraju morate snažno ukloniti taj flaster.
Pozdrav Marko,
Nadam se da ste dobro i da je Vaš zadnji semestar sjajno počeo. Najiskrenije se ispričavam što nisam ranije odgovorila na upit o remote stažiranju.
Nažalost, nakon što smo ga bolje razmotrili, nemamo proračun za remote pripravnika ovog ljeta. Međutim, očito ste talentirani i motivirani i bila bih više nego sretna da vidim poznajem li nekoga u drugoj tvrtki kome bi dobro došao takav pripravnik. Javite mi ako ste zainteresirani.
Srdačno,
Petra
Primjer zakašnjelog odgovora e-pošte za svaku drugu e-poštu
Za sve one razne e-poruke, oh-bože-stvarno-moram-odgovoriti, možete koristiti ovaj primjer kao početnu točku.
Draga Jana,
Dok sam pregledavala svoj mail tražeći jedan dokument shvatila sam da nikada nisam odgovorila na vaše pitanje o kojemu smo pričale u posljednjem e-mailu. Iskreno mi je žao što mi je to promaklo – ubuduće ću još jednom provjeriti jesam li Vam poslala odgovor kako se to ne bi ponovilo.
Nakon sastanka s našim timom prošlog tjedna, odlučili smo ipak krenuti naprijed s originalnim planom.
Isprike još jednom,
Lucija
Za kasno odgovaranje na e-poštu uvijek je potrebno malo volje. Ali znate da ćete se osjećati bolje kada to učinite – a sada kada imate ove korake i primjere, nema izgovora da ne pritisnete “pošalji”.
Izvor: zaposlena.hr
