Klijenti imaju više povjerenja u tvrtke koje su certificirale svoje poslovne sustave. U poslovnoj praksi manjih tvtki, u počecima poslovanja ili u fazi rasta kad još nisu zrele okolnosti za implementaciju sustava upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001:2000, može se krenuti u uspostavljanje vlastitog sustava upravljanja. Važno je da upravljački sustav bude funkcionalan, po mogućnosti jednostavan, i važno ga je dokumentirati.
Poslovanje manjih poduzetnika
Poslovni ciklus je u suštini isti kod svih subjekata. Mali poduzetnici trebaju, kao i veliki, samo primjereno svojoj veličini, složenosti proizvodnog procesa i ostalim faktorima, osmisliti i uspostaviti što transparentniju:
Klasična poduzetnička priča izgleda otprilike ovako. Poduzetnik se bavi svojom idejom, pa proizvodnjom, te plasmanom i naplatom. Zbog svoje poduzetnosti, brzo pređe osnivačku fazu i nađe se u drugoj fazi, fazi rasta, gdje se ispostave potreba i brzina donošenja odluka, potreba rukovođenja, izrade planova, analiza, kontrole, korektivnih aktivnosti. Ukratko, sve naglašenija je upravljačka funkcija uz potrebu dokumentiranja sustava.U početnoj fazi poslovanja poduzetnik je bio pokretač i organizator, sad je primoran savladavati nove upravljačke tehnike: planiranje, vođenje, nadzor – ukratko, managerstvo. Njegove stvaralačke kompetencije nisu više dovoljne, osim tehničkih znanja o svom proizvodu i usluzi i organizacijskih sposobnosti, sad se traže nove kompetencije - znanje o zaposlenima i vođenju, nadzoru, komunikologiji, rješavanju konflikata i problema, stvaranju međuveza i druga konceptualna znanja.
Kako se snaći u ovoj zahtjevnoj drugoj razvojnoj fazi ovisi o poduzetniku i okolnostima u poduzeću i okruženju. Neki tu novu ulogu prepuštaju profesionalnim managerima, ali brojniji nastavljaju sami, što je zahtjevan proces kojim treba ovladati.
Ovdje se daje primjer, sistemom malih koraka, kojim se može pomoći poduzetnik koji odluči pristupiti izgradnji vlastitog sustava upravljanja.
Krenut ćemo jednostavno, od cilja. Potom treba utvrditi i dokumentirati poslovnu politiku i organizacijsku strukturu. Sve što treba prije početka rada je donijeti odluku o uspostavljanju i dokumentiranju sustava upravljanja, odrediti rok, imenovati odgovornu osobu i to zapisati.
Cilj poslovanja
Glavna odgovornost poduzetnika leži u ostvarenju cilja. Ukupna upravljačka aktivnost je usmjerena na ostvarenje cilja, sve što poduzetnik poduzima od planiranja, organiziranja, vođenja do nadzora, poduzima za ostvarenje cilja. Cilj je važan jer iz njega proizlaze i radni zadaci zaposlenima, tehnologije i ostali resursi potrebni za ostvarenje.I koliko god poduzetnik znao cilj poslovanja, vjerovatno će se naći malo zatečen i zbunjen u fazi prelaska s rječi na djela, kad bude definirao cilj i stavljajući ga na papir. U praksi susrećemo razne definicije ciljeva. Cilj je profit, smatralo se do nedavno i nije bilo oko toga dvojbe.
Danas se u formulacijama cilja susreću novi pojmovi: zadovoljenje potreba kupca i klijenata, štoviše ističe se potreba nadmašivanja njihovih očekivanja i zadovoljenje potreba zaposlenika. U cilj se danas sažimaju one karakteristike poslovanja koje pružaju klijentima uvjerenje da je poslovni sustav tako dobro organiziran da je u stanju proizvesti proizvod ili pružiti uslugu koja će biti po mjeri kupca i više.
Potrebe kupaca ćemo zadovoljiti ili nadmašiti ako isporukom i ukupnim poslovnim odnosom pružimo više od specificiranog narudžbom u pogledu kvalitete, roka, jamstva, individualnim pristupom itd. Potrebe zaposlenika sežu od pravednih plaća, sigurne i ugodne radne okoline, stručnih i dobrih suradnika i uprave, poštivanja ljudskog dostojanstva i dr. Gdje se to izgubio profit i je li se izgubio? Koje su to nove stečevine u poslovnom sustavu koje su izgurale s trona njegovo veličanstvo profit? Nije lako ni zamisliti što će biti slijedeće novo u određivanju cilja i hoće li nam to pokazati pojedinci ili timovi. Kad imamo više ciljeva važno je odrediti prioritetni za poduzeće, a potom ciljeve po organizacijskim jedinicama, te ih razvrstati po vremenskoj dimenziji, od kratkoročnih do dugoročnih ciljeva.
Prilikom određivanja cilja treba biti originalan i svoj, čuvati se nerealnosti, dozirati želje i mogućnosti. Gubitak osjećaja za ravnotežu je često poguban, nisko postavljeni ciljevi mogu gušiti inicijativu i motivaciju, previsoki izazivaju strah, dvojbe ili odustajanje. Cilj treba biti ostvariv, častan, utemeljen na stručnom znanju, ali i izazovan, mirisati na novo i pobuđivati želju.
Definicija cilja može biti sažeta u jednoj rečenici ili svega nekoliko, važno je da je cilj jasan i razumljiv zaposlenicima i svima s kojima komunicira.
Poslovna politika
To su okvir i mjere kojima će se poduzeće služiti da bi ostvarilo cilj. One trebaju biti primjerene potrebama, uključiti obvezu ispunjenja zahtjeva za postizanje cilja i stalnog unaprijeđenja učinkovitosti sustava upravljanja. Cilj i politika trebaju biti kompatibilni. 
Danas se politika izražava kao predanost poduzeća u prepoznavanju potreba i očekivanja kupaca koje se komuniciraju unutar poduzeća kao da su to zahtjevi, stalno poboljšavajući poslovne procese i mogućnosti, u isporuci sukladnih, u svemu dobrih proizvoda i usluga za čiji se životni vijek garantira. U politici se deklarira o razvoju zaposlenika, njihovom zdravlju, sigurnosti i zadovoljstvu, o odnosu prema dobavljačima koji se predviđa i gaji kao partnerski, na dobavljača se prenose očekivanja kupaca s težnjom da već kod njih postanu zahtjev. Ističu se obveza poštivanja zakonskih zahtjeva na proizvod i okolinu.
Kako će prodaja koja je odgovorna u poduzeću za kupce i tržište prepoznati potrebe i očekivanja kupaca i transformirati ih u zahtjeve? Ona će svoju dužnost ispunjavati putem dobrih i valjanih specifikacija i ugovora, podataka o usmeno interpretiranim svojstvima proizvoda, uvidom u kupčevu lokaciju, usklađivanjem i dogovorima, iskustvom i lekcijama iz života i raznim drugim mjerama koje joj stoje na raspolaganju. Nepovratno iza nas je vrijeme kad se hvatalo kupca za grešku. Mjere koje poduzima prodaja ali i ostale funkcije u poduzeću trebaju biti napisane na način da se jasno zna tko i koje mjere poduzima, što se njima postiže i kako se nosi s usputnim poteškoćama: pritužbe, reklamacije, povrati.
Organizacijska struktura
Osim veličine poduzeća i razvojne faze, organizaciju će odrediti gore navedeni cilj i poslovna politika. Organizacija je ta koja mora osigurati ostvarivanje ciljeva, efikasnu upotrebu resursa, dobru podjelu rada, dobru komunikaciju i prenošenje znanja i informacija. 
Poželjno je da u malom poduzeću organizacija bude fleksibilna i niska, a kompetencije i odgovornosti treba rasporediti tako da osiguraju brzo i kvalitetno prenošenje odluka i povratnih informacija na relaciji naredbodavatelj - izvršitelj. Poželjno je uključivati zaposlenike u proces donošenja odluka ali oni istovremeno trebaju preuzimati i odgovornosti, timski rad je nezaobilazan način poslovnog djelovanja. Više naredbodavatelja može usporiti funkcionalnost organizacije, jer se oni moraju međusobno iskoordinirati što iziskuje vrijeme i usporava proces, dok podređeni zaposlenici dugo čekaju na šefova odobrenja i upute.
Da bi poduzetnik dotadašnji autokratski stil rukovođenja pretvorio u širi i efikasniji, treba delegirati ovlaštenja i odgovornosti na voditelje odjela s točno defniranim međuvezama. Na međuveze treba obratiti veliku pozornost, mala je efikasnost od delegiranja ako svi voditelji odjela za sve dolaze glavnom poduzetniku. Kad se to postigne, velika je vjerovatnost porasta proizvodnosti uz rasterećenje poduzetnika.
Autorica: Neda Pamuković, dipl. oec.
(V.K.)
Izvor:
