Iako im je poslovanje većinski online, i IT tvrtke su osjetile promjene u poslovanju i upravljanju ljudskim resursima. Koje je njihovo 'novo normalno' saznali smo u intervju s dvije sestrinske tvrtke koje dijele HR tim, Njuškalo i Trikoder.
Kako ste se organizirali u novonastaloj situaciji?
Pažljivo smo pratili situaciju s korona COVID-19 virusom. Imamo plan za upravljanje izvanrednim situacijama i kontinuitetom poslovanja.
Odmah smo okupili Task Force te uveli dnevne sastanke. Mjere u planu za upravljanje izvanrednim situacijama jesu propisane, međutim odluke je bilo potrebno donositi na dnevnoj razini, svaki dan prateći situaciju i savjete nadležnih službi s primarnim ciljem zaštite zdravlja djelatnika. Trebalo je gledati unaprijed kada se nije znalo što nas uopće naprijed čeka s primarnim ciljem zaštite zdravlja zaposlenika i očuvanja kontinuiteta poslovanja.
Kako je Task Force donosio odluke, skoro na dnevnoj razini, tako smo istovremeno obaviještavali sve zaposlenike putem internih komunikacija.
U 100% remote rad prešli smo u nekoliko koraka. Prvo su podignute opće mjere zaštite na najvišu razinu, zaposlenicima je komunicirano da svi nose laptope kod kuće jer se odluka da ostajemo doma mogla dogoditi svaku večer. Nakon toga smo podijelili tvrtku u A i B tim. Jedan tim je radio cijeli tjedan iz naših ureda dok je drugi tim radio od kuće. Plan je bio imati što manje djelatnika u uredima uz visoku razinu higijenskih uvjeta, timovi se nisu ispreplitali čime je sigurnost također bila podignuta na višu razinu.
Taj tjedan su se zatvorili vrtići, škole i fakulteti. Omogućili smo roditeljima koji nemaju kome ostaviti djecu vrtićke i školske dobi da rade od kuće. Također smo odlučili da svi djelatnici koji na posao dolaze javnim prijevozom rade remote. Ovim mjerama već smo imali 73% djelatnika remote.
Brzo smo uhodavali nove procese. Napravili smo pravila za održavanje sastanaka preko Skype-a. Posebno je zahtjevno bilo prebaciti Korisničku podršku u remote rad koja je do tada radila isključivo iz ureda. Naš fokus prema korisnicima nikada nije bio važniji.
Možete li nam navesti svoje primjere kriznog komuniciranja unutar tvrtke?
Komunikacija je bila transparentna i pravodobna. Komunicirali smo kroz uobičajene kanale interne komunikacije. Važno je bilo, prije svake objave, prvo upoznati menadžment sa svim odlukama kako bi mogli odgovoriti na sva pitanja koja bi došla iz njihovih odjela te kako bi cijeli menadžment komunicirao iste konzistentne poruke.
Tko vodi komunikaciju, direktor ili HR ili neka druga odgovorna osoba?
Komunikaciju zajedno vode HR manager i manager Internih komunikacija vezano uz sve aktivnosti koje provodimo. Također imamo redovne sastanke sa CEO-om. Zaposlenici, uz uobičajene kanale komunikacije i poruke koje stižu preko njih, važne odluke koje donosi Uprava i koje su usmjerene strateški žele čuti direktno od CEO-a. Tako je CEO poslao poruke o našem radu u izvanrednim okolnostima i novim radnim procedurama. Istaknuo je posljedice ovog kriznog stanja na poslovanje s naglaskom da ovo nije kriza naše organizacije već cijele ekonomije. Stavio je važnost na to kako smo kao društveno odgovorna organizacija uveli hitne mjere vezano uz naše proizvode usluge, a za održavanje hrvatskog gospodarstva i očuvanje radnih mjesta.
CEO također motivira zaposlenike pohvalama vezanima uz brzu prilagodbu, dobar performance te fokus stavlja na budućnost te kako se pripremamo za vrijeme nakon izlaska iz kriznog perioda.
Što se poduzeli po pitanju sigurnosti svojih zaposlenika?
Implementirali smo korak po korak sve preporučene mjere nadležnih institucija. Zbog sigurnosti svih zaposlenika napravili smo ono što nikada do sada nismo, prebacili sve zaposlenike u 100% remote rad iz sigurnosti vlastitih domova.
Možete li navesti na koji način ste olakšali zaposlenicima rad u ovim izvanrednim okolnostima?
Jedan od mnogih benefita koje smo imali i u „normalnim“ okolnostima je besplatno anonimno psihološko savjetovanje. Nakon svih ovih događaja koji su nas potresli odmah smo savjetovanje prebacili online odnosno putem mobitela ili virtualnog susreta. Kako bismo osigurali da se zaposlenici ne osjećaju izolirano svi voditelji su dobili uputu za održavanje redovnih dnevnih sastanaka jer neki timovi nisu funkcionirali na taj način. Dnevni sastanci su prihvaćeni pozitivno a komunikacija i povezanost unutar nekih timova se povećala.
Voditeljima smo pomogli i redovnim slanjem savjeta iz područja leadershipa poput važnosti feedbacka, peer to peer recognitiona te uključivanja svih članova tima u sastanak prakticiranjem check-in metode na početku sastanka. Još jedna aktivnost kojom smo htjeli povećati povezanost je Njuškalo virtualni zagrljaj koji zaposlenici mogu poslati svojim kolegama za izvrsno obavljeni posao, kao zahvalu ili svojim obiteljima. Ubačen je i u Slack kao emoji i koristi se svakodnevno.
Nismo zaboravili niti na naše najmlađe. Za djecu naših zaposlenika organiziramo na tjednoj bazi online priče u kojima Njuškalo ima glavnu ulogu. Kroz priče djeca uče o najbitnijim životnim vrijednostima kao što je poštivanje, razumijevanje, ljubav prema drugima, pomaganje i iskrenost, a to su ujedno i vrijednosti koje mi njegujemo među zaposlenicima. Slali smo i niz savjeta o tome kako organizirati rad od kuće, kako biti produktivan i u uvjetima gdje postoji puno elemenata koji odvlače pažnju. Raditi u prostoru koji je ujedno dom nije jednostavno. Da bismo osigurali svima adekvatno vrijeme za ručak i kvalitetnu pauzu, vrijeme od 13h do 14h smo definirali kao vrijeme bez sastanaka, video ili telefonskih poziva.
Trenutno su u tijeku mindfulness online radionice za sve naše zaposlenike. Radionice su usmjerene usvajanju mindfulness tehnika koje dokazano pomažu osobnoj dobrobiti i zadovoljstvu te pozitivno utječu na fizičko i mentalno zdravlje. Između ostalog, smanjuju anksioznost i stres, poboljšavaju koncentraciju i otpornost te čak i pomažu da bolje spavamo. Svaki tjedan se okupljamo i učimo kako primijeniti različite mindfulness tehnike.
Neke od navedenih aktivnosti smo pokrenuli odmah po prelasku na 100% remote rad, no neke su proizašle kao rezultat feedbacka koji smo dobili provođenjem upitnika o zadovoljstvu rada od doma. U ovakvim okolnostima bitno je osluškivati što zaposlenici misle i kako se osjećaju.
Kakva su vaša očekivanja po pitanju naredna tri mjeseca?
Planiramo postepeno vraćanje na uredski režim rada. Napravili smo virtualni „Back to office“ HR talk u kojem smo zaposlenike pitali što im je pozitivno u remote radu i što bi htjeli zadržati nakon što se vratimo u urede. Također smo porazgovarali o njihovim brigama oko povratka kako bi mogli reagirati i biti podrška. Ovaj period nije donio samo loše stvari. Svi smo ponosni na brze reakcije i prelazak na rad od kuće, na produktivnost naših zaposlenika, na nesebično pomaganje jedni drugima još i više u ovim okolnostima. Svakako ćemo razmisliti što dobro možemo naučiti iz ove situacije i nastaviti primjenjivati i dalje.
