Uvidjevši kako 'ono što vodi i vuče svijet nisu lokomotive, već ideje', OTP banka je pokrenula Ideportal, interaktivni kanal koji zaposlenicima omogućuje predlaganje rješenja namijenjenih unaprijeđenju poslovnih procesa. Na prošlogodišnjoj HR days konferenciji projekt je uvršten među TOP 5 Najboljih HR praksi u Hrvatskoj!
Tragajući za inovativnim i korisnim rješenjima koja će unaprijediti njihovo poslovanje, istovremeno podižući stupanj zadovoljstva i angažiranosti zaposlenika, OTP banka je prije nekoliko godina odlučila na jednom mjestu okupiti tvrtkine kreativce i omogućiti nesputanu razmjenu ideja. Tako je nastao Ideaportal, interaktivni portal putem kojeg svi tvrtkini zaposlenici mogu predlagati vlastite zamisli usmjerene na poboljšanje određenih poslovnih procesa i ostvariti značajne novčane nagrade.
Poticanjem kreativnosti i razmišljanja izvan uobičajenih okvira, projekt je na prošlogodišnjoj HR days konferenciji uvršten među TOP 5 Najboljih HR praksi u prošloj godini.
Kroz razgovor s Katarinom Stošić Puškarić, voditeljicom tima Direkcije ljudskih potencijala i korporativnih poslova OTP banke, doznali smo kako je do projekta došlo i kakve je učinke imao na cjelokupnu organizaciju.
Cijela priča je počela još davne 2014. godine kada nam je jedan zaposlenik poslao svoju ideju o unaprjeđenju proizvoda. To nas je nagnalo na razmišljanje o tome da nam je neophodan neki sustav/proces/komunikacijski kanal koji bi omogućavao kolegama prijavu svojih ideja. Razvili smo sustav nagrađivanja ideja zaposlenika pod nazivom „Eureka“, međutim cijeli proces je zahtijevao puno manualnog rada. Trebalo nam je suvremeno, digitalno rješenje, u duhu novog vremena koje nas je zateklo. Stoga smo preuzeli informatičku platformu iz „kuhinje“ OTP Laba matične banke, digitalizirali smo sustav, dodali mu elemente gamifikacije i interakcijske funkcije društvene mreže te ga učinili zanimljivijim, intuitivnim i poticajnijim za zaposlenike. Dodatno smo razvili sadržaje i prilagodili ih ključnim izazovima poslovanja banke u novim uvjetima.
Na Ideaportalu smo mogli podijeliti ideju za koju smo smatrali da može unaprijediti naše poslovanje. Uz to smo se neočekivano dobro zabavili, družili i udaljili od radne svakodnevice. Koncept je kreativan, poticajan i zabavan, Jelena (voditeljica poslovnice), Maja (viši banka) i Mijo (premium bankar)
Kako je izgledao proces razvoja projekta i na koji način ste zaposlenike potaknuli na uključivanje i davanje doprinosa?
Projekt uvođenja i razvoja Ideaportala uključivao je suradnju različitih poslovnih jedinica banke u određenim fazama provođenja. Projekt je pokrenut u okviru HR odjela te je za pokretanje, razvoj, implementaciju i provođenje projekta bio zadužen tim od tri zaposlenika unutar HR odjela. Tim je u suradnji s OTP Labom iz matične mađarske banke i stručnjacima iz IT segmenta domicilne banke preuzeo, prilagodio i implementirao Ideaportal, a unutar njega smo kroz suradnju s Upravom i menadžmentom banke, kao sponzorskim segmentom projekta, osmislili teme, ciljeve, metode i aktivnosti koje će se provoditi te hodogram prvih izazova koji su ponuđeni zaposlenicima.
Tijekom implementacije izazova u projekt su dodatno uključivani stručnjaci iz drugih organizacijskih jedinica banke ovisno o svojim područjima ekspertize: Odjel korporativnih komunikacija vezano uz promotivne i informativne aktivnosti prema zaposlenicima prilikom uvođenja novog portala te tijekom pojedinih faza provođenja izazova, Tim za marketinšku suradnju za vizualno oblikovanje promo materijala, stručnjaci iz različitih područja i razina poslovanja za mentoriranje i validiranje predloženih ideja, a angažirani su i vanjski stručnjaci.
Ideaportal mi je omogućio da svoju ideju lakše prezentiram kolegama, ali i da steknem jedno novo iskustvo!, Luka (referent)
Pokretanje Ideaportala u uvjetima udaljenog i kombiniranog uredskog rada u timovima (koji je banka primjenjivala stalno od ožujka 2020.) bilo je vrlo izazovno. Za razvoj interesa za ovakav projekt trebalo je uključiti razne poticajne komunikacije u postojećim kanalima banke te smo koristili razne interne promotivne aktivnosti u svrhu informiranja zaposlenika o novoj aplikaciji. Osmislili smo poseban hub za komunikaciju na internom MojOTPortalu uz pristup odvojenoj platformi, izravni pozivi mailom i predstavljanje projekta svim zaposlenicima upotpunili su sadržaji u mjesečnim OTP.info newsletterima i kvartalnom OTPortal glasilu. Kako bismo približili tematiku svima, izradili smo edukativne video sadržaje komunicirane internim kanalima. Plakati/pozivi za izazove su istaknuti u uredima i poslovnicama banke. Poticana je WOM komunikacija osobnim angažmanom ranih korisnika, a za komunikaciju i korisničku podršku otvorena je i posebna mail adresa ideaportal@otpbanka.hr. Kako je tijek projekta odmicao, sve više zaposlenika se uključivalo, odnosno registriralo na Ideaportal, pri čemu ih je najviše privukao gamifikacijski element aplikacije (zaposlenici mogu lajkati, komentirati pa čak i ulagati virtualni novac u ideje).
Dodatni „boost“ ostvaren je organizacijom Demo dana na kojem su zaposlenici prezentirali svoje ideje. Demo dan se uslijed nepovoljne epidemiološke krize odvijao u live prijenosu iz našeg virtualnog studija u Zagrebu, dok su se kolege iz udaljenih lokacija ( Zadar, Split) uključili putem zoom-a, a cijeli događaj mogao se pratiti putem Youtube kanala. Nije na odmet spomenuti da smo za pobjedničke ideje osigurali atraktivne financijske nagrade, kao i prigodne poklone za sve natjecatelje koji su prijavili ideje, a dodatni motivacijski faktor zaposlenicima je bio taj da vlasnik pobjedničke ideje može osobno sudjelovati u implementaciji.
Projektom ste nastojali (i uspjeli!) dokazati kako su upravo zaposlenici pokretačka snaga OTP banke. Koliko je vaših radnika obuhvaćeno projektom, koliko ideja je prikupljeno i koje preduvjete je bilo potrebno ostvariti kako bi se određena ideja realizirala?
Sam Ideaportal ima registriranih 1.017 zaposlenika koji su prijavili ukupno 91 ideju. Potičemo naše zaposlenike da se prijave i sudjeluju na Ideaportal izazovima čak i ako nemaju ideju, čime zapravo želimo potaknuti na suradnju i pružanje potpore kolegama.
Posebno mi se svidjela međusobna podrška kolega virtualnim ulaganjem u ideje koje su im se svidjele kao i povratne informacije na iznesene ideje, Antonela (specijalistica za prodajnu učinkovitost)
Od predlaganja ideje do njene realizacije potrebno je proći nekoliko koraka. Da bi se ideja realizirala ona mora biti dobro osmišljena, potkrijepljena činjenicama i obrazložena kako bi menadžment banke koji donosi odluke o realizaciji ideja bio siguran da je donio ispravnu odluku. Imati samo ideju nije dovoljno, stoga smo proces podijelili na nekoliko faza koje uključuju predselekciju ideja, a zatim se onim idejama koje su ušle u uži krug dodjeljuje mentor koji pomaže inovatorima u razradi njihove ideje. U ovoj fazi inovatori detaljno opisuju i razrađuju svoje ideje, daju procjenu troška, dobiti, potkrepljuju svoje ideje statističkim podacima, anketama i sl. Zatim slijedi novi krug selekcije ideja i već u ovoj fazi može se vidjeti da li je neka ideja izvediva ili financijski isplativa što uvelike olakšava odluku o realizaciji ideje. Nakon ovog kruga selekcije, one ideje koje su ušle u uži krug mogu se još dodatno razvijati uz pomoć mentora ili razraditi kao pilot-projekt. Zaključila bih da je glavni preduvjet za realizaciju ideja volja i želja inovatora.
Koji su bili konkretni učinci projekta i kakav utjecaj je imao na organizaciju?
Jedan od ciljeva je bio potaknuti zaposlenike koji rade u direktnom kontaktu s klijentima u uključivanje i predlaganje ideja, u čemu smo i uspjeli (gotovo 620 registriranih korisnika iz front office-a koji su prijavili ukpno 59 ideja). Naime, upravo zbog direktnog i svakodnevnog kontakata s klijentima upravo front office zaposlenici imaju najbolji uvid u klijentove želje, potrebe, nedostatke, a njihov feedback ili prijedlozi za poboljšanja uvelike doprinose uspjehu poslovanja. Osim toga, ostvarili smo rast zadovoljstva zaposlenika mogućnostima uključenja u komunikaciju i predlaganja ideja. Prema istraživanju provedenom internom anketom više od polovice zaposlenika ima pozitivno mišljenje o projektu ili ga intuitivno navodi kao jedan od značajnijih projekata. Istraživanje je također pokazalo da čak 79% zaposlenika dobro poznaje projekt, 68% ih projekt smatra vrijednim jer potiče na aktivno razmišljanje i ideje te nudi dobre nagrade, a 72% misli da je dobar jer u njemu sudjeluju svi zaposlenici. Važno je također istaknuti da smo ovim projektom i umanjili hijerarhijske barijere pa se tako u mentoriranje uključilo čak 6 menadžera najviših razina, a i sam predsjednik Uprave se prijavio za mentoriranje dvije ideje. Ideje koje smo odlučili implementirati usmjerene su na pružanje novih usluga klijentima, racionalizaciju poslovanja te na smanjenje ispisa papira čime pridonosimo očuvanju okoliša.
Možemo zaključiti da je Ideaportal imao značajan utjecaj na cjelokupnu organizaciju u vidu suradnje, dijeljenja znanja, međusobne interakcije i povezivanja.
