Vrijeme je godišnjih odmora, ali ‘out of office’ koristit ćete i za vrijeme službenih putovanja. Tada se sjetite ovih savjeta…
‘Out of office’ obavijest mora biti kratka i jasna, nisu potrebna pojašnjenja.
Izbjegavajte sljedeće (bespotrebne) informacije:
1) Nisam u uredu od petka od 16:00 sati do ponedjeljka do 08:00 sati.
Zaista? Tko bi rekao. Iako ljudi na službene mailove odgovaraju i izvan radnog vremena, osoba koja vam se javila zna da je vikend – ne trebate ju na to podsjećati.
2) Neću biti u uredu danas do 10:00 sati.
Zaista utjecajni ljudi na mailove odgovaraju kada žele jer znaju da ljudi žele dobiti njihov odgovor. Ne morate stvarati dojam osobe koja odgovara na sve pristigle mailove unutar sat vremena od primitka.
3) Nisam u uredu, napokon uživam u slobodnom vremenu sa svojom obitelji.
Ako želite dati do znanja da se veselite odmoru i da ćete ga provesti u krugu najmilijih, radije to učinite uživo nego u pasivnim automatiziranim porukama.
4) Povremeno ću provjeravati pristiglu poštu i odgovarati na hitne upite.
Zašto onda uopće imate ‘out of office’ mail? Ako je nešto zaista hitno odgovorit ćete, ako nije, nećete. To bi trebalo biti općenito pravilo vašeg Inboxa, a ne samo tijekom godišnjeg odmora.
Kako izgleda dobar ‘out of office’ mail?
Kratko, jasno i informativno. Navedite datum do kada ste odsutni te kontakt osobe koja vas eventualno mijenja za to vrijeme ili kojoj se osoba može obratiti u slučaju da treba hitan odgovor.
Primjer ‘out of office’ maila
Zahvaljujem na javljanju.
Trenutno nisam u uredu. Vašu ću poruku biti u mogućnosti pročitati u (prvi radni dan - dan i datum).
Za sva pitanja slobodno se obratite kolegi (ime i prezime) na (broj telefona) ili na (e-mail adresa).
Srdačan pozdrav,
Hrvoje Horvat
Izvor: CBSnews
