U rujnu 2022. godine, višemjesečnim radovima i dugom iščekivanju došao je kraj. Krenuli smo raditi u jednom potpuno novom, drugačijem i modernijem okruženju, a pritom smo ostali na staroj adresi. Kako je izgledao proces preuređenja poslovnih prostora na MojPosao, što smo pritom naučili i na koji način danas radimo?
Usporedno s karijerom koju je suvereno gradio u eksperimentalnoj fizici, ugledni njemački znanstvenik Georg C. Lichtenberg za života se bavio pisanjem filozofskih članaka i duhovitih aforizama koji su, svladavši najteži od sviju testova - onaj vremena, opstali do danas. Baš kao što je u tome uspio i njegov komentar o nužnosti promjene u životima onih koji teže napretku. Lichtenberg je, naime, zaključio kako ne zna i ne može reći hoće li stvari postati bolje ako se promijene, ali kako smatra da se 'moraju promijeniti ako želimo da postanu bolje'.
Međutim, iako je na svijetu jedino mijena stalna, ljudi na promjenu ne gledaju pretjerano blagonaklono. Čak štoviše, većina zazire od značajnih životnih promjena. Imajući to u vidu, sigurno je morao postojati ozbiljan razlog za jednu tako veliku promjenu za koju se MojPosao odlučio početkom prošle godine.
Onu o potpunom makeoveru ureda i ogrtanju novim ruhom svojih poslovnih prostora.
Porušen je dio zidova koji su nas dijelili, izmijenjen je tlocrt s rasporedom i veličinom ureda, s većine šarki su odstranjena vrata čime je i u praksi zaživjela tvrtkina open door kultura a uza sve to iskorištena su neka nova, modernija dizajnerska rješenja čime je drugom katu Strojarske 20 udahnuta sasvim nova energija.
Danas, godinu dana nakon što su krenule pripremne radnje na preuređenju tvrtkinih prostora i nešto više od pola godine otkako su se MP-ovci vratili u urede, odlučili smo provjeriti je li ova promjena urodila plodom.
Jesu li novi prostori ispunili očekivanja zaposlenih? Čime su najzadovoljniji, a gdje vide prostor za napredak? I kako danas rade?
U potrazi za odgovorima, navedena pitanja (kao i poneko 'sa strane') postavili smo Vandi Lugarov, Head of HR na MojPosao. Na početku razgovora, vratili smo se na sami početak priče o promjeni koja se lani odvila. Točnije, doznali smo zbog čega se uopće krenulo u temeljitu obnovu i preuređenje ureda u kojima svakodnevno borave zaposlenici MojPosao.
„Ljudi i promjene.. Moja najdraža tematika :)! Srećom, ova promjena se pokazala kao pozitivna za veliku većinu zaposlenika. Na ovaj pothvat su nas potaknuli neefikasni uredi u kojima smo boravili prije preuređenja. Naime, nakon prisilnog rada od doma zbog korona virusa, zadržali smo mogućnost remote rada i shvatili da najbolje funkcioniramo po hibridnom modelu, odnosno onom koji kombinira rad od kuće s onim iz ureda.“
Radili smo nešto za nas same
Tu fleksibilnost smo htjeli zadržati i dalje, stoga smo se odlučili za dugoročno rješenje, a to je activity-based koncept korištenja ureda, napominje Vanda.
„Prije same odluke, proučili smo i druge opcije kao što je preseljenje u nove (veće) prostore no to se, između ostalog, pokazalo kao troškovno neučinkovita opcija. Na ovaj način uspjeli smo pomiriti želje i potrebe kompanije i njezinih zaposlenika“, ispričala je Vanda.
Svjesni složenosti i količine posla koji podrazumijeva kompletno preuređenje i reorganizaciju tvrtkinih prostora, pomoć smo potražili od stručnjaka. Angažirali smo tvrtku DC&T, koja nudi specijalizirana rješenja za kvalitetno upravljanje radnim i uredskim prostorima, te smo nakon donesene odluke da ne selimo na drugu lokaciju, zajedničkom suradnjom definirali sve korake do konačnog rješenja.
Također, zaposlenike smo uključili odmah na početku kreiranja dizajna novih ureda tako što smo od njih kroz iscrpnu anketu došli do kvalitetnog feedbacka. Osim toga, organizirali smo i radionice gdje smo se fokusirali na detalje i posebne zahtjeve svih odjela kompanije. Otkrili smo što je naše kolege najviše brinulo, kao i što ih je najviše veselilo kad je riječ o novim uredima.
„Strahovi su se općenito vezali na promjenu kao takvu. Pitanja koja su se ponavljala su bila: Kako ću ja bez svoje radne jedinice?, Gdje ću držati svoje stvari?, Kako ću rezervirati stol?, Što je sa zvučnom izolacijom kada uredi nemaju vrata? i sl. Komunikacija je kod ovakvih promjena ključna. Nije uvijek bilo idealno, nisu svi u svakoj fazi bili zadovoljni, no podsjećali smo zaposlenike da je prostor dizajniran točno prema potrebama, dinamici dolaska u urede i pokušali ih umiriti. Ono što ih je najviše veselilo jest činjenica da radimo nešto za nas same, za našu produktivnost, zadovoljstvo, jačanje timskog duha, wellbeing“, pojasnila je Vanda.
Očekivano, neki su se teška srca opraštali sa svojim starim uredima, a dio inventara (ali i sitnica) završio je u domovima zaposlenika, kao uspomena.
„Tako je, neki odjeli su oproštaj od bivšeg dizajna ureda prihvatili teže, neki lakše, no u konačnici je velika većina zadovoljna baš s ovim novim konceptom, što nam je pokazala i anketa nakon dva mjeseca boravka u novo uređenim uredima. Zaposlenicima je ponuđen dobar dio inventara, a imali smo i mali projekt „udomljavanja biljaka“ za vrijeme trajanja radova“, s ponosom će Vanda.
Zbog optimizacije troškova, velik dio namještaja je zadržan i uklopljen u preuređene prostore, a budžet je preusmjeren na nabavu nove tehnološke opreme, poput monitora, dockova, video sustava za projektne sobe i sobe za sastanke i sl.
Sami radovi na preuređenju trajali su nešto više od 3 mjeseca i to za vrijeme prošlogodišnjih ljetnih praznika.
„Zaposlenici, koji su imali tu mogućnost, su uživali u radu od doma s pauzama za plivanje i sunčanje na plaži. Šalu na stranu, u tom periodu smo bili full remote, što nam nije predstavljalo poseban izazov jer smo takav način rada testirali na teži način za vrijeme trajanja lockdowna. Osobno smatram da smo, zahvaljujući prvenstveno našem managementu, vrlo uspješni u organizaciji rada, isporuci, poštivanju rokova te dijeljenju informacija i komunikaciji općenito“, rekla je Vanda i dodala kako novi, activity- based koncept potiče suradnju i kolaboraciju među odjelima i timovima.
„Timski rad, projektni način rada, te friendly ozračje je nešto čime se možemo pohvaliti. Ovaj koncept nam omogućava da budemo još bolji u tim područjima. Sada imamo zone za rad raspoređene po odjelima, četiri projektne sobe, jedanaest fokus soba, redizajniranu sobu za sastanke uz novi recepcijski pult, kuhinju i boravak za druženje i suradnju. Osim toga imamo i lockere, ormare s ključem gdje je to bilo potrebno, te IT radionicu i skladište.“
Najveća sreća je bila vidjeti ljude da dolaze u urede od prvog dana!
Nakon što su radovi bili dovršeni, svi su s nestrpljenjem iščekivali prve reakcije i komentare zaposlenika.
„Za kolegicu Marinu Herceg i mene, koje smo operirale ovim projektom, najveća sreća je bila vidjeti ljude da dolaze u urede od prvog dana! Jer što nam znače lijepi prostori ako u njima nema ljudi?? Nakon probijanja leda, sve je postalo lakše. Naravno, bilo je tu i manje pozitivnih komentara, no pokušali smo naknadnim korekcijama unaprijediti zadovoljstvo kod onih najkritičnijih.“
U suštini, ističe Vanda, zaposlenicima se najviše sviđa moderan i atraktivan dizajn prostora, boje, kuhinja i lounge te veća povezanost i komunikacija zbog otvorenosti prostora. Unatoč velikim ulaganjima u nove prostore, MojPosao je zadržao hibridni način rada usvojen tijekom pandemije i u niti jednom trenutku se nije razmatrao obvezan povratak zaposlenika u urede.
„Ovakav način rada pokazao nam se kao pun pogodak; zaposlenici imaju bolji work-life balance. U dogovoru s nadređenima i članovima tima planiraju svoje dolaske u ured, sami procjenjuju kada je fizička prisutnost i kolaboracija bitna. Napomenula bih da nam i rezultati poslovanja kao i zadovoljstvo zaposlenika iz godine u godinu rastu, što još jednom pokazuje da smo donijeli dobru odluku.“
Na pitanje što vidi kao ključ uspjeha ovog projekta, Vanda ističe jednu stvar bez koje bi sve ostalo palo u vodu.
„To je komunikacija, komunikacija i komunikacija. Naime, održavati dobre odnose s vanjskim partnerima na projektu, paziti na budžet te zadovoljiti zahtjeve managementa i želje zaposlenika zaista nije lak posao. Kao i kod svakog većeg projekta naišli smo i na određene izazove i ponosni smo što smo ih većinu uspješno premostili. U svakom slučaju, trebalo je puno truda, živaca, volje, razgovora, dobre organizacije i strpljenja. Kada pogledam unatrag, mogu reći da su se uloženi trud i strpljenje itekako isplatili“, zaključila je Vanda i vratila se u (još uvijek) novi ured koji dijeli s kolegicama iz HR-a.
foto: Toni Lugarov
