Kako se proces upoznavanja novih zaposlenika s poslom odvijao nekoć i zašto je stiglo vrijeme da se on preseli u virtualno okruženje?
Nakon što ste sve zacrtane korake selekcijskog procesa uspješno odradili - od pisanja oglasa koji će privući pažnju odgovarajućih kandidata, pregledavanja zaprimljenih životopisa i motivacijskih pisama pa sve do razgovora za posao s osobama koje su ušle u završni krug - odabrali ste novog kolegu (ili kolegicu) koji će se savršeno uklopiti u vaš postojeći tim. I sada kreće onaj lakši dio posla, zar ne?
Paaa, to može i ne mora biti tako…
Pitanje uvođenja novih zaposlenika u posao oduvijek je poticalo stvaranje sasvim novih ili pak snažnije brazdanje postojećih bora na čelu poslodavaca, priča nam Martina Osmak, CEO agencije eWyse koja se, između ostalog, specijalizirala u provođenju online onboarding procesa.
„Manje firme su se morale pripremiti na to da netko od senior zaposlenika mora postati mentor “novajliji” koji prvih nekoliko tjedana ili mjeseci više košta firmu nego li joj doprinosi. Istovremeno, taj isti senior (i odnedavna mentor) uza sav svoj posao, kojega je previše i zbog čega se i doveo novi čovjek u firmu, listi obveza je morao pridodati jednu novu - podučavanje novog člana tima“, pojašnjava Martina.
S druge strane, u većim firmama se onboardingu pristupalo na procesno uređen način, organizirale su se grupe novozaposlenih koji su onda prolazili uvodne programe i radionice.
„Njih su opet vodili seniori, ali su sad bar “odrađivali” 10ak novih zaposlenika odjednom. Seniorima lakše, “novajlijama” strašno. Znali bi čekati po nekoliko tjedana na svoja uvodna predavanja, jer se čekalo da se napravi grupa od bar 5 do 10 ljudi. To je značilo da su oni radili, bez da ih se u taj rad uvelo“.
Pandemija je zakomplicirala stvari
Dolazak nepozvanog gosta u vidu Covid-19 virusa dodatno je otežala stvari jer je i u ovako tešku situaciju uveo do tada nepostojeći element, a to je fizička distanca.
„Zamislite sve što vam je bilo teško, i sad to sve još morate napraviti preko interneta, bez da novom kolegi možete uživo pokazati kako se i što radi“, napominje Martina.
Međutim, kako to u životu nerijetko biva - veliki problemi sa sobom dovode velika, i često bolja, rješenja.
„Puno se ljudi vodilo onom tezom “Ako nije pokvareno, nemoj popravljati”. Što jest jest, onborading na gore opisan način je funkcionirao. Ne idealno, ali je funkcionirao. Nije bio pokvaren, pa ga se nije ni popravljalo. No onda je došla korona, rasprišila nas po cijeloj Hrvatskoj, i “pokvarila” onboarding kakav smo poznavali. I sad je vrijeme da ga popravimo. Sistematiziramo. Digitaliziramo“, tvrdi Martina i otkriva način na koji je to moguće učiniti.
„Sve procese, misije i vizije firme, znanje o proizvodima ili uslugama koje se nude, sve to što je novi zaposlenik trebao čuti u uvodnim prezentacijama od svojih kolega seniora - treba staviti u digitalni format, u eLearning. Ne samo da nam je tako nešto potrebno za ovako nenadane situacije karantena, već nam je to potrebno i za 'staro normalno'“, priča nam Martina i dodaje kako zahvaljujući razvoju novih tehnologija poslodavci više ne moraju gubiti novac time što njihovi senior zaposlenici 'gube vrijeme' na održavanja F2F (face to face) radionica, a stariji zaposlenici mogu biti oslobođeni nervoze i obveza koje dolaze s uvođenjem novih članova u tim.
„Onboarding definitivno postaje online proces. Mi kao eLearning agencija smo uočili tendenciju velikih poslodavaca da onboarding obavljaju putem eLearninga već početkom 2019te godine. Znači, kako se to u narodu kaže, “debelo” prije korone. Ljudi su jednostavno uočili koliko je to efikasnije. Ako imate pripremljene edukacije za svoje nove zaposlenike, oni ih prolaze kako tko novi dođe. Niti senior zaposlenici gube vrijeme na poduke, niti novi zaposlenici tjednima obavljaju poslove bez da prođu uvodna predavanja. Odličan primjer uspješnog onboardinga je onaj tvrtke Mercury PSI“, ističe.
eLearning nikad nema težak dan
Razumljivo je, napominje, da se do unazad par mjeseci mislilo da je jedino kvalitetan onboarding moguće napraviti uživo.
Primjerice, pokazati kolegama zgradu, koji je aparat za kavu najbolji, uživo mu pokazati što i kako on to radi, sjesti za negov laptop ako je pogriješio pa polunervozno natipkati umjesto njega što je trebalo…
„Kao što vidite, onboarding uživo ima i svojih mana. Zamislite preopterećenog senior zaposlenika koji provodi novog, mladog kolegu kroz firmu. Senior je umoran i zatrpan poslom, a mladi kolega je pod stresom i ništa ne zna. Jedan nervozan, drugi uplašen. U kombinaciji će samo pojačati ta dva negativna osjećaja jedan u drugom“, upozorava.
S druge pak strane, eLearning ne poznaje te probleme.
„Tim stručnjaka ga napravi točno onako kako treba. Ako treba pokazati kako izgleda tvornica, napravit će se 360 fotografija gdje će mladi kolega sam “prošetati” tom zgradom. Ako je puno informacija, napravit će se nekoliko manjih cjelina, da se ne preoptereti novog zaposlenika sa nekoliko sati intenzivnog onboardinga. Uz to, eLearningu se uvijek može pristupiti ponovno, ako nešto zaboraviš“, ističe i dodaje kako „eLearning nikada nema težak dan, nikad nije preopterećen i nikad neće biti nervozan prema svom polazniku“.
Zato u eWyse-u smtaraju da bi se cijeli taj proces onboardinga digitalizirao sam od sebe, čak i da nije bilo korone.
„Ona ga je samo ubrzala“, zaključuje naša sugovornica.
Više informacija o prednostima provođenja onboarding procesa u virtualnom okruženju možete pronaći na internetskim stranicama agencije eWyse.
