Poslovni sastanci su u današnje vrijeme došli na loš glas. Naime, većina zaposlenika opisat će poslovni sastanak riječima – dosadan, dugačak i besmislen. No, Jennifer Goodrich, predsjednica američke škole za vježbanje lidera "Tenn" smatra da je razlog tome što većini sastanaka nedostaje radni plan.
Goodrich donosi nekoliko čvrstih pravila za vođenje uspješnog sastanka: imati čvrsto utvrđen dnevni red, strogo se pridržavati vremenskih okvira te umjesto besmislenih rasprava, držati se utemeljenih činjenica.
Također, ako smatrate da nemate pravo rješenje za nastali problem ili vam nedostaju glavne informacije kako bi održali kvalitetan sastanak – radije ga otkažite.
Donijeti odluke
Važno je odabrati 'prave' osobe za sastanak. Ovisno o tome što želite postići, na sastanku mora biti osoba koja može donijeti odluku. U protivnom sastanak nema smisla.
Dnevni red
Prije samog sastanka svi sudionici moraju dobiti kopiju dnevnog reda u kojem je istaknuto o čemu sudionici žele razgovarati, vrijeme predviđeno za sastanak, te najbolji način korištenja tog vremena. Na taj način ostavit ćete dovoljno vremena sudionicima sastanka da se pripreme.
Držati se vremenskih okvira
Većina poslovnih sastanaka bespotrebno se oduži. Odredite njegovo trajanje i toga se pridržavajte. Goodrich smatra da svakom sudioniku govor treba trajati oko 2 minute.
Proces odlučivanja
Ako ste sazvali poslovni sastanak kako bi donijeli neku odluku za koju je, primjerice, potrebna većina, tada detaljno pročitajte pravilnik kako bi odluku ispravno donijeli.
Praćenje rezultata
Na svakom sastanku moraju se dogovoriti rokovi (deadlines) za poslovne rezultate koji se moraju pomno pratiti. To je jedini način na koji ćete 'velike' ideje pretvoriti u djelo.
(A.T.)
Izvor:
