Sastanci su danas u poslovnom svijetu na izrazito lošem glasu i to ne bez razloga. Naime, na njima se postigne vrlo malo i rijetko se nešto konkretno dogovori.
Sastanak se, na primjer, može sazvati i zbog poznate karikature Dilbert, no sudionici će vrlo brzo ustvrditi da za njega nema pravog povoda jer nedostaje program rada i sve će se ubrzo svesti na uobičajene izljeve emocija o tome što koga muči. I to je otprilike to. Većina sastanaka je nestrukturirana, neinspirirajuća i neproduktivna. Međutim, ne mora biti tako.
Potpredsjednica Google-a, Marisse Mayer, savjetuje kako uspješno voditi poslovni sastanak dajući primjer kako se to radi u Google-u.
Ona u prosjeku održi 70 sastanaka tjedno, a na njima pregledava krajnje verzije projekata, koji potom idu na odobrenje suosnivačima tvrtke - Sergeyu Brinu i Larryu Pageu. Izravno nadgleda rad osam različitih timova, koji se sastoje od direktora, project managera i inženjera. U tvrtki kao što je Google velik dio posla obavlja se na sastancima, stoga Mayer ima šest čvrstih pravila za vođenje uspješnog sastanka:
1. Čvrsto utvrditi dnevni red
Mayer zahtjeva da joj se prije samog sastanka dostavi dnevni red u kojem je istaknuto o čemu sudionici žele razgovarati, vrijeme predviđeno za sastanak, te najbolji način korištenja tog vremena.Naravno, dnevni red mora biti fleksibilan, no Mayer smatra da je čvrsto utvrđen dnevni red alat, koji pojedince prisiljava da razmišljaju o tome što žele postići na sastanku. Također, svima uključenima u proces pomaže da se usredotoče na ono što zaista žele ostvariti i na iznalaženje najboljeg načina za to.
2. Odrediti zapisničara
Googleovi menadžeri vjeruju da se bilježenjem događanja i odluka donesenih tijekom sastanka brzo uočavaju, a time i izbjegavaju eventualne greške i nelogičnosti. Također, oni koji su sastanak propustili mogu dobiti kopiju bilježaka, a služe i tome da se sudionici prisjete koje su točno odluke donesene, u kojem će smjeru tim ići, te što se sve mora poduzeti.
3. "Razlomiti" dugi sastanak na nekoliko kraćih cjelina
Duge sastanke o nekoj općoj temi Mayer uvijek nastoji podijeliti na nekoliko kraćih (5 - 10 minuta) o nekoj zasebnoj temi ili projektu. Ta metoda nudi dovoljno fleksibilnosti za prilagođavanje dnevnog reda neposredno prije sastanka ukoliko se dogodi nešto izvanredno. Također, nameće disciplinu koja sudionike održava čvrsto usredotočenima na ono o čemu se razgovara. Na taj način ona može obaviti više zadataka u kraćem vremenu.4. Vrata ureda držati otvorena svima
Svakoga dana, počevši od 16 sati, vrata ureda Marisse Mayer su sat i pol otvorena zaposlenicima, koji tako imaju priliku izravno njoj iznijeti svoje ideje. Kako ne bi bilo gužve, zaposlenici tijekom radnog dana zapisuju svoja imena na ploči ispred njenog ureda. Ideje za neke od naših najzanimljivijih i najboljih proizvoda pojavile su se na takvim sastancima, ističe Mayer, koja u tih sat i pol uspije održati i do 15 sastanaka.
5. Ne voditi politiku, već koristiti utemeljene podatke
Ova metoda trebala bi se koristiti u organizacijama u kojima zaposlenici osjećaju da šef nečijem projektu daje zeleno svjetlo zato što mu je ta osoba miljenik, a ne zato što je ideja dobra. Na taj način on pokazuje da favorizira pojedinca umjesto ideje, što, smatra Mayer, može demoralizirati ostale zaposlenike.Stoga se ona trudi proces odobravanja projekata i ideja učiniti što "znanstvenijim". Naime, u Googleu postoje čvrsti kriteriji kojima se mjeri potencijal određene ideje i projekta, te se projekti odobravaju na temelju zasluga i dokaza, a ne na temelju osobnih veza.
Također, na sastancima na kojima se odlučuje o budućem dizajnu nekog proizvoda, ona obeshrabruje korištenje fraze "Sviđa mi se...", a umjesto toga potiče korištenje izraza tipa: "Ispitivanja su pokazala da se ovaj dizajn pokazao 10% boljim".
6. Strogo se pridržavati vremenskog okvira
U Googleu se suptilno podiže pritisak na sudionike sastanka tako što su na zidovima dvorana za sastanke smještene divovske "štoperice", koje odbrojavaju minute do kraja sastanka, a sve kako bi taj pritisak sudionike održao usredotočenima na temu. Radi se doslovce o računalnom prikazu sata, promjera jedan metar! U Googleu kažu da takav način vođenja sastanaka nameće strukturu umjesto kreativnog kaosa.(A.T.)
Izvor:
BusinessWeek
